เคลียร์ทุกข้อสงสัย

นำเข้าข้อมูลสมาชิกโปรแกรม Digital Librarian

การนำเข้าข้อมูลสมาชิกของโปรแกรมห้องสมุด Digital Librarian แม้จะไม่ยุ่งยาก แต่เราพบว่า ลูกค้ามีปัญหาไม่มั่นใจ และกังวลว่า ข้อมูลที่จะนำเข้าถูกต้องตามรูปแบบหรือไม่ ถ้าไม่ถูกจะส่งผลให้โปรแกรมล่มหรือไม่ ปัญหาเกิดจากปีนึงทำทีนึง

ไม่นับรวมที่ต้องเสียแรงเสียเวลาจัดทำข้อมูลให้เป็นไปตามรูปแบบ เช่นต้องแยกหลักสูตร ม. หรือ ป. แยกปี และแยกห้อง ออกเป็นคนละคอลัมภ์ ต้องแยกคำนำหน้าชื่อออก จากชื่อ ต้องรวมทุกชื่ออยู่ในชีทเดียวกัน ฯลฯ

เราจึงรีวิวระบบนี้ คิด และปรับวิธีการใหม่ เพื่อ 1. ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น และ 2. ลดความกังวล ความลังเล สงสัย ความไม่สบายใจของลูกค้า

วิธีการนำเข้าแบบเดิม

ต้องจัดเรียงคอลัมภ์ และแยกข้อมูลให้เป็นไปตามรูปแบบ
ต้องรวมทุกอย่างไว้ในชีทเดียวกัน เพื่อนำเข้าในคราวเดียวกัน
ระบบไม่นำเข้าข้อมูลหากมีรหัสซ้ำ หลังแก้ไขหากมีซ้ำอีกต้องทำจนหมด
มีขั้นตอนการทำงาน 1 2 3 ที่ต้องรอการตัดสินใจ
ระหว่างนำเข้าไม่มีสถานะบอก ทำให้สับสนว่า โปรแกรมค้าง

วิธีการนำเข้าแบบใหม่

โปรแกรมวิเคราะห์ไฟล์และจัดการข้อมูลในแต่ละคอลัมภ์ให้
ไม่ต้องรวมชีท โปรแกรมจัดการให้
ระบบนำเข้าข้อมูลทั้งหมด พร้อมรายงานรายการซ้ำให้แก้ไขได้ทันที
เลือกไฟล์ เช็คไฟล์ที่ได้ หากถูกต้องสามารถนำเข้าได้ทันที
ประมวลผลเร็วขึ้น แสดงสถานะการอ่านไฟล์และนำเข้า

ถาม-ตอบ เกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลสมาชิก

เมื่อได้ไฟล์ Excel ข้อมูลมาแล้ว จะต้องทำอย่างไร

ยังไม่ต้องทำอะไรกับไฟล์
เปิดโปรแกรมห้องสมุด เลือกเมนู เครื่องมือ -> นำเข้าข้อมูลสมาชิก เพื่อเปิดหน้าจอ
กดปุ่มเริ่มนำเข้า
เลือกไฟล์ Excel โปรแกรมสร้างและเปิดไฟล์ Excel ให้ทันที เพื่อให้เราตรวจสอบว่า หัวคอลัมภ์กับข้อมูลถูกต้องตรงกันหรือไม่
ถ้าถูกต้อง กด yes เพื่อนำเข้าข้อมูลทันที
ถ้าไม่ถูกต้องให้แก้ไขที่ไฟล์ต้นฉบับ อย่าแก้ที่ไฟล์ที่โปรแกรมสร้างให้

ถ้าหัวคอลัมภ์กับข้อมูลในคอลัมภ์ ไม่ตรงกันต้องทำอย่างไร

ไปที่ไฟล์ Excel ต้นฉบับ
พยายามระบุชื่อคอลัมภ์ในคอลัมภ์ที่มีปัญหาให้ชัดเจน เช่น ถ้าเป็นคอลัมภ์คำนำหน้าชื่อ ก็ให้ระบุหัวคอลัมภ์ไปเลยว่า เป็นคำนำหน้าชื่อ หรือ prefix ก็ได้ หรือ

จริงๆ จำเป็นต้องระบุชื่อหัวคอลัมภ์หรือไม่ ถ้าไม่มีจะได้หรือไม่ เพราะไม่แน่ใจว่าต้องใส่หัวคอลัมภ์เป็นคำว่าอะไร

จริงๆ จะไม่จำเป็นถ้าข้อมูลในแต่ละคอลัมภ์ มีรูปแบบที่ชัดเจนพอ เช่น หากโปรแกรมพบข้อมูลในคอลัมภ์นั้นเป็น ม.1/1 โปรแกรมจะวิเคราะห์และแยกเป็นคอลัมภ์ให้ หรือหากพบรูปแบบอีเมล์ โปรแกรมก็จะระบุคอลัมภ์เป็น email

จำเป็นต้องใส่ประเภทสมาชิกหรือไม่

ขึ้นอยู่กับข้อมูลเลยครับ ถ้าสมาชิกมีประเภทเดียวเช่น นักเรียน หรือนักศึกษา ไม่ใส่ก็ได้ แต่ถ้าข้อมูลมีประเภทมีแยกเป็น น.ศ.ป.ตรี น.ศ.ป.โท ก็ต้องแยก ส่วนจะระบุเป็นอะไร ให้ดูที่เมนูข้อมูล ประเภทสมาชิก

รายงานสมาชิกซ้ำอยู่ที่ไหน ต้องจัดการอย่างไร

อยู่ที่เมนูทะเบียน -> สมาชิกที่มีปัญหารหัสซ้ำ จะพบว่ามีสมาชิกที่มีรหัสเดียวกัน แต่บางชื่อจะมีตัวอักษรภาษาอังกฤษต่อท้าย

อ่านถึงตรงนีี้ เหมือนจะไม่ง่าย

จริงๆ ขั้นตอนมีเพียงเปิดหน้าจอ เลือกไฟล์ excel ถ้าคอลัมภ์ตรง กด Yes ก็จบแล้วครับ
ปกติ excel ที่ได้มา ก็มักจะใช้ได้ทันที แต่ที่มีถามตอบเพราะมีบางที่ที่ข้อมูลมาแปลกๆ เช่น ในชีทเดียวกัน ไม่แยกคอลัมภ์ หลักสูตร ระดับชั้นปี ห้อง แต่ใช้วิธีแปะเป็นหัวตารางแทน ซึ่งหากจะจัดการด้วยมือจะยุ่งยากมาก แต่โปรแกรมก็จะจัดการให้ ผู้ใช้เพียงตรวจสอบว่า ถูกต้องหรือไม่เท่านั้น

ทำไมไม่ใช้วิธีเลื่อนชั้น แล้วเอาข้อมูลเข้าเฉพาะนักเรียน นักศึกษาใหม่

การเลื่อนชั้น จะอัพเดทเฉพาะข้อมูลชั้นปีเท่านั้น หากสมาชิก ย้ายห้อง เปลี่ยนชื่อ นามสกุล จะต้องหา และแก้ไขข้อมูลทีละคนๆ

ประกอบกับวิธีการนำเข้า ไม่ว่าจะเป็นแบบเอาเฉพาะสมาชิกใหม่ หรือทั้งหมดททุกคน ก็เป็นวิธีเดียวกัน การเตรียมไฟล์ เมื่อใช้วิธีใหม่ ก็ไม่แตกต่างกัน จึงแนะนำให้เอาข้อมูลสมาชิกทั้งหมดมาใช้นำเข้าครับ โดยโปรแกรมจะจัดการข้อมูลให้อัตโนมัติ ทั้งเพิ่มสมาชิกใหม่ อัพเดทข้อมูลสมาชิกเดิม และเปลี่ยนสถานะสมาชิกที่ไม่อยู่แล้วเป็นพ้นสภาพ

นำเข้าไปแล้ว แต่พบปัญหาข้อมูลผิดพลาดจะทำอย่างไร

ดูว่าผิดอย่างไร แล้วไปแก้ไขไฟล์ excel ต้นฉบับ เสร็จแล้วเอาเข้าใหม่ครับ จะแก้ไขและนำเข้ากี่ครั้งก็ได้ ไม่มีปัญหา

นำเข้าเฉพาะบางส่วนก่อนได้หรือไม่

ได้ครับ ในหน้าจอนำเข้า จะมี Option ให้เลือก นำเข้าสมาชิกทั้งหมด หรือนำเข้าเฉพาะสมาชิกใหม่และสมาชิกเฉพาะที่มีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งแบบหลังโปรแกรมจะไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลสมาชิกที่ไม่มีรหัสใน excel จึงไม่ได้รับผลกระทบ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบงานในโปรแกรม Digital Librarian

ปีแรกซื้อเฉพาะระบบลงทะเบียนได้หรือไม่ เพราะมีหนังสือที่ลงทะเบียนค่อนข้างมาก

ได้ครับ ซื้อได้ตามความต้องการใช้งาน หากต้องการใช้ระบบอื่นก็สามารถเพิ่มได้ทันที เหมือนการเสียบปลั๊กเครื่องใช้ไฟฟ้า ไม่ต้องทำข้อมูลใหม่

มีข้อมูลเก่าจากโปรแกรมเดิมอยู่ สามารถนำมาใช้กับโปรแกรมใหม่นี้ได้หรือไม่

กรณีที่ดีที่สุดคือ สามารถ Export ข้อมูลจากโปรแกรมเดิมออกมาในรูปแบบมาตรฐานสากล (Marc21) ได้ ซึ่งจะทำให้สามารถ Import เข้าโปรแกรมใดก็ได้ที่รองรับมาตรฐานนี้ ซึ่ง Digital Librarian ก็มีรองรับ

แต่หากโปรแกรมเดิมไม่สามารถทำได้ ก็จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลจากฐานข้อมูลโดยตรง เพื่อดึงข้อมูลออกมา แล้วเขียนโปรแกรมเพื่อแยกข้อมูลแต่ละส่วนมาลงในฐานข้อมูลของโปรแกรม

ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา บริษัทเคยแปลงข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ เกือบทุกโปรแกรมเข้ามาใช้ในฐานข้อมูลโปรแกรม Digital Librarian อยู่แล้ว แม้ฐานข้อมูลบางโปรแกรมจะยุ่งยากซับซ้อนก็ทำได้ไม่มีปัญหา

ปัญหาเดียวที่พบ และคือบางบริษัทไม่ยอมให้ User และ Password ในการเข้าฐานข้อมูลโดยตรงกับห้องสมุด และเรียกร้องค่าใช้จ่ายเป็นค่าบริการส่งออกข้อมูล โดยอ้างลิขสิทธิ์

โดยปกติ เพื่อให้ได้คำตอบที่แน่นอน 100% เราจะขอดูฐานข้อมูลและแปลงข้อมูล ก่อนที่จะตอบได้ว่า สามารถนำข้อมูลเก่ากลับมาใช้ได้หรือไม่ได้ครับ

Digital Librarian มีรายงานอะไรบ้าง

โปรแกรม Digital Librarian มีรายงานที่ค่อนข้างหลากหลาย ครอบคลุมงานทุกส่วนอยู่แล้ว อย่างไรก็ดี หากลูกค้ามีความต้องการที่แตกต่าง ทางบริษัทก็สามารถทำรายงานเพิ่มเติมได้

ปกติ รายงานจะเกิดจากการทำงานในแต่ละระบบ เช่นระบบลงทะเบียนหนังสือ จะมีรายงานสมุดทะเบียน รายงานจำนวนแยกตามประเภทวัสดุ แยกตามหมวดหมู่ ภาษา ที่จัดเก็บ ตามสถานะ รายการหนังสือแยกตามสถานะเช่น ปกติ จำหน่าย หาย รายการหนังสือแยกตามวันที่เปลี่ยนสถานะ เป็นต้น

หรือในระบบงานยืมคืน จะมีรายงานประเภท รายการยืม รายการคืน หนังสือที่ถูกยืมมากที่สุด สมาชิกที่ยืมมากที่สุด รายการค้างส่ง รายงานค้างค่าปรับ รายงานค่าปรับชำระแล้ว ฯลฯ

รายงานทั้งหมดถูกแยกเป็นหมวดหมู่ และเกือบทั้งหมดสามารถเลือกดูช่วงวันที่ต้องการได้ เช่น หากต้องการรายงานการยืมประจำวัน ก็สามารถระบุวันที่ที่ต้องการ หากต้องการดูรายงานประจำเดือน ก็ระบุช่วงวันตามเดือนที่ต้องการ รายงานไตรมาส รายงานประจำปี สามารถระบุได้หมด ซึ่งจะหมายรวมถึงการพิมพ์ย้อนหลังเพื่อนำมาใช้เปรียบเทียบกันเช่น รายงานการยืมเดือนม.ค.ปีที่แล้วเทียบกับการยืมเดือนม.ค.ปีนี้

สามารถเปลี่ยนจากแบบสมาชิกไปเป็นแบบซื้อขาด หรือกลับกันได้หรือไม่

ได้ทั้ง 2 กรณีครับ ในทางเทคนิคคือการย้ายฐานข้อมูลและโปรแกรมสืบค้นจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง จึงสามารถทำได้และใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง

ในกรณีที่ย้ายจากแบบสมาชิกที่จ่ายรายปี (on Cloud) ไปเป็นแบบซื้อขาด (on Prem) บริษัทจะนำค่าใช้จ่ายระบบทั้งหมดที่เกิดขึ้นในปีแรก มาใช้เป็นส่วนแบบซื้อขาด 100% สมมติปีแรกมีค่าใช้จ่าย 15,000 หากเปลี่ยนเป็นแบบซื้อขาด 40,000 บาท จะเหลือที่ต้องชำระเพิ่มเท่ากับ (40,000 – 15,000) 25,000 บาท ส่วนเหตุผลที่ปีที่ 2 ขึ้นไปไม่นำมาเป็นส่วนลด เพราะบริษัทมีค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าเช่า VPS Cloud จากผู้ให้บริการด้วย

ส่วนการเปลี่ยนจากแบบซื้อขาดไปเป็นแบบสมาชิก ก็จะคิดเฉพาะค่าบริการรายปี ในอัตราปีที่ 2 ซึ่งโดยปกติค่าบริการปีแรกจะสูงกว่า ปีถัดไปอยู่แล้ว

สามารถแบ่งชำระได้หรือไม่

ทำได้ครับ ในทางการตลาด มีวิธีที่จะทยอยชำระหลายวิธี การเปลี่ยนจากแบบสมาชิกเป็นแบบซื้อขาดในปีที่ 2 ก็เป็นหนึ่งในวิธีเหล่านั้น

สำหรับห้องสมุดที่ติดขัดเรื่องงบประมาณ โดยเฉพาะสถานศึกษา สามารถแจ้งข้อติดขัดได้ โปรดระลึกไว้เสมอว่า บริษัทไม่ได้พัฒนาและขายโปรแกรมเพื่อหารายได้อย่างเดียว