หมายเหตุ : ระบบทั้งหมด ทำงานได้ทั้งแบบ on Prem (on Premise คือติดตั้งบนเครื่องลูกค้า) และ on Cloud (ติดตั้งบนระบบคลาวด์)

เพื่อให้เห็นภาพรวมของโปรแกรมห้องสมุดว่ามีระบบอะไร ทำงานอะไรได้บ้าง จึงขอนำเสนอรายการระบบงานย่อย (Module) พร้อมคำอธิบายสั้นๆ โดยตัวโปรแกรมจะมีระบบงานหลัก 4 ระบบ คือ ระบบที่ 1 ถึง 4 ส่วนที่เหลือเป็นระบบเสริม ที่บริษัททำมาเป็น Option ให้เลือกจัดซื้อจัดหามาใช้ ในเวลาที่ต้องการหรือจำเป็นต้องใช้เท่านั้น

<a name=Cataloging>1. ระบบงานลงทะเบียน (Cataloging)</a>

เพื่อลงทะเบียนหนังสือและสื่อต่างๆ (ยกเว้นวารสาร-ดัชนีวารสาร) แนวคิดการออกแบบ ต้องง่ายที่สุด ขั้นตอนการทำงานต้องน้อยที่สุด ให้ทุกอย่างจบในหน้าเดียว ไม่ต้องจับเม้าส์ คลิ๊กเข้าหน้าโน้นออกหน้านี้ กลับไปกลับมา

ให้คิดว่า ถ้าโปรแกรมทำอะไรแทนผู้ใช้ได้ ให้ทำขึ้นมา เช่นการให้เลขทะเบียน การให้ข้อมูลวันลงทะเบียน การสร้างเลขผู้แต่ง การให้ฉบับที่เมื่อมีการเพิ่มสำเนา ตลอดไปจนถึง การเติม ฉ. หรือ c. สำหรับฉบับที่ เติม ล. หรือ v. สำหรับเล่มที่ การเติม หน้า หรือ p. สำหรับจำนวนหน้า ตามภาษาหนังสือหลักของหนังสือ ไม่ต้องให้ผู้ใช้ มานั่งนึกว่าต้องเติมอะไร และต้องเติมอย่างไร

ถ้ามีหลายสำเนาต้องเพิ่มได้ทันที ถ้าพบว่า เคยมีชื่อเรื่องนี้แล้ว ต่างกันที่พิมพ์คนละครั้ง หรือคนละเล่มที่  ต้องคัดลอกข้อมูลเดิม และปรับแก้ข้อมูล เป็นรายการใหม่ได้ทันที  

ที่สำคัญ ต้องให้การลงทะเบียนเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ปัญหาลงรายการสำนักพิมพ์ อย่างซีเอ็ด ยุเคชั่น หรือ ยูเคชั้น หรือ ซีเอ็กยุเกชั่น ฯลฯ ชื่อผู้แต่ง เช่น ประเวศ วะสี หรือ ประเวส วะสี หรือ ประเวท วะสี ฯลฯ ต้องไม่มีหรือมีน้อยที่สุด เพราะหากผิด สมาชิกจะหาหนังสือเล่มนี้ไม่พบ  

หากพบว่า ผิด ต้องมีหน้าจอสำหรับ การแก้ไขข้อมูล โดยการแก้ไข ต้องทำได้ในคราวเดียวกัน ไม่ต้องไล่หา ไล่เปิด ไล่แก้ทีละรายการๆ

ข้อมูลผู้แต่ง ต้องลงได้ครบทุกชื่อหากต้องการ ไม่เอา ...และคณะ เช่นเดียวกับ หัวเรื่อง และ คำสำคัญ ซึ่งเป็นแหล่งค้นข้อมูลที่สำคัญในระบบสืบค้น  ยิ่งใส่ได้มาก โอกาสที่หนังสือจะถูกพบยิ่งมีมาก

การพิมพ์บาร์โค้ด ต้องพิมพ์บนสติ๊กเกอร์ลาเบลสำเร็จรูป ไม่ต้องตัดเอง ถ้าใช้ยังไม่หมดแผ่น คราวต่อๆ ไป สามารถนำมาใช้พิมพ์ต่อได้ ถ้าเปลี่ยนเครื่องพิมพ์แล้วพิมพ์ไม่ตรงช่องต้องแก้ไขได้เองโดยผู้ใช้ ฯลฯ

2. ระบบงานสืบค้นทรัพยากร (OPAC or Inquiry)

เป็นระบบที่ผู้ใช้คือ สมาชิกหรือผู้ใช้บริการห้องสมุด จึงต้องเข้าใจง่าย ดูปุ๊บรู้ปั๊บ ไม่ต้องสอนวิธีใช้หรือสอนให้น้อยที่สุด ที่สำคัญ ระบบต้องตอบคำถามสมาชิกทุกคำถามที่จะมีขึ้นด้วยความรวดเร็ว โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากบรรณารักษ์ ตั้งแต่คำถามพื้นฐานว่า มีสื่อที่ต้องการไหม มีอะไรบ้าง มีเท่าไหร่ อยู่ที่ไหน มีสำเนาว่างให้ยืมไหม หากมีคนยืมกำหนดคืนเมื่อไหร่ หนังสืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเนื้อหาใกล้เคียง หรือผู้แต่งคนเดียวกันเรื่องอื่นๆ มีหรือไม่ ฯลฯ

อย่างไรก็ดี ระบบนี้แทบจะถูกแทนที่ด้วยระบบสืบค้นและให้บริการผ่านเว็บ บราวเซอร์ - Web OPAC (ระบบที่ 5) เกือบจะ 100% แล้ว เนื่องจากระบบสืบค้นผ่านเว็บ บราวเซอร์ มีข้อดีในแง่การใช้งานที่ง่ายกว่า เพราะเป็นสไตล์เว็บที่ผู้ใช้ที่เคยเข้าเว็บไซต์ต่างๆ คุ้นเคย และการเข้าใช้งานระบบ ก็สามารถทำได้ทันที โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมห้องสมุด 

3. ระบบสมาชิก (Patron)

ต้องจัดการข้อมูลได้ง่าย มีระบบนำเข้าข้อมูลที่ง่ายๆ สามารถกำหนดข้อมูลเงื่อนไขในแบบที่ต้องการได้ เช่น จะให้มีวันหมดอายุสมาชิก หรือไม่มีก็ได้ กำหนดแบล็กลิสต์ได้ กำหนดประเภทสมาชิกเพื่อให้ยืมคืนภายใต้เงื่อนไขที่แตกต่างกันได้ ถ่ายรูปสมาชิก พิมพ์บัตรสมาชิกได้ เลือกสมาชิกมีพิมพ์ได้คราวละหลายๆ คน โดยไม่จำเป็นต้องมีรหัสสมาชิกติดกัน เป็นต้น

4. ระบบงานยืมคืน (Circulation)

หัวใจสำคัญของระบบนี้คือ ต้องง่ายและรวดเร็ว เพราะเป็นระบบที่ต้องใช้งานทุกวันที่เปิดทำการ และเป็นระบบงานที่มีผู้มารอรับบริการ การออกแบบระบบ จึงเน้นให้มีขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน อาจกล่าวได้ว่า Digital Librarian คือต้นแบบของแนวคิดการออกแบบระบบที่ไม่ต้องสลับหน้าจอการยืม กับการคืน ที่โปรแกรมอื่นๆ เดินตามรอย ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดแปลก แต่ระบบยืมคืน ของโปรแกรม Digital Librarian ยังมีฟังก์ชั่นเด็ดๆ มากมายซ่อนอยู่ภายใต้หน้าจอเรียบง่าย

5. ระบบสืบค้นและให้บริการผ่านเว็บ บราวเซอร์ (Web OPAC)

ทำหน้าที่เช่นเดียวกับระบบงานสืบค้นทรัพยากร (ระบบที่ 2) แต่สะดวกกว่า เนื่องจากไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงเปิดเว็บ บราวเซอร์ อาทิ Chrome, Edge, Internet Explorer, Firefox ฯลฯ พิมพ์ url หรือที่อยู่ของระบบ ก็สามารถใช้งานได้ทันที จึงไม่จำกัดจำนวนเครื่องที่ต้องการใช้สืบค้น ทั้งยังรองรับการสืบค้นผ่านอินเตอร์เน็ตได้ด้วย หากใช้งานบนเครื่อง Server ที่อยู่ในระบบอินเตอร์เน็ตหรือระบบคลาวด์ (Cloud) จะทำให้สามาถสืบค้นหรือดูข้อมูลต่างๆ ได้แบบทุกที่ ทุกเวลา ที่สำคัญ เนื่องจากเป็นโปรแกรมในรูปแบบเว็บ (Web Application) ซึ่งคนส่วนใหญ่คุ้นเคยอยู่แล้ว จึงสามารถเข้าใจการใช้งานได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องสอนวิธีใช้

บริษัท ออกแบบให้ผู้ใช้สามารถคลิ๊กดูรายละเอียดของหนังสือ ในหน้าจอที่แสดงรายการที่พบ ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องสลับหน้าจอกลับไปกลับมาระหว่าง รายการผลการสืบค้น กับรายละเอียดของรายการใดๆ ที่ต้องการดู ช่วยลดเวลาการดู และทำให้ผู้ใช้บริการสืบค้น รู้สึกถึงความสะดวกมากขึ้น

นอกจากใช้สำหรับการสืบค้นแล้ว ระบบยังแสดงข้อมูลที่น่าสนใจ อาทิ รายชื่อหนังสือใหม่ ในช่วงระยะเวลาที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ เช่น 30 วัน 60 วันเป็นต้น เช่นเดียวกับข้อมูลหนังสือที่ถูกยืมมากที่สุด (Top hit) หนังสือแนะนำ ประวัติการยืมของสมาชิก สถานะการยืมสมาชิก การจอง(เมื่อใช้ระบบจองและบริหารการจอง) การทำรายการยืมต่อ ฯลฯ

6. ระบบงานวารสาร (Periodical)

เพราะการลงทะเบียนวารสารมีรายละเอียดที่แตกต่างจากหนังสือและวัสดุสารสนเทศอื่นๆ จึงไม่เหมาะที่จะลงทะเบียนด้วยหน้าจอเดียวกับการลงทะเบียนหนังสือ (แต่ก็พอกล้อมแกล้มใช้ได้ หากต้องการเพียงให้รู้ว่า มีหรือไม่มีวารสารฉบับที่ต้องการเท่านั้น และไม่ได้มีการเก็บวารสารไว้นานๆ หลายๆ ปี) ที่แตกต่างกับสื่ออื่นๆ คือภายใต้ชื่อเรื่องเดียวกัน วารสารจะมีฉบับต่างๆ ออกตามวาระ และมีเนื้อหาภายในแต่ละฉบับที่หลากหลาย (ซึ่งหาก เป็นเนื้อหาที่น่าสนใจ สามารถลงทะเบียนในระบบดัชนีวารสาร ที่จะกล่าวถึงต่อไป) ระบบนี้ เป็นเรื่องของการสร้างรายการวารสารที่จะได้รับภายในอายุสมาชิก ว่า จะได้รับวารสารปีที่ ฉบับที่ วันเดือนปีอะไรบ้าง และทำการลงทะเบียนรับ เมื่อได้รับจริง

7. ระบบดัชนีวารสาร (Journal Indexing Module)

เนื้อหาบทความ ข้อเขียน ที่อยู่ในวารสารฉบับใดๆ ที่บรรณารักษ์ เห็นว่าน่าสนใจ จะถูกนำมาลงทะเบียนภายใต้ระบบนี้ โดยจะมีระบุรายละเอียดเช่นชื่อบทความ, ชื่อผู้เขียน, อยู่ในวารสารอะไร ฉบับไหน หน้าที่เท่าไหร่ เป็นต้น

8. ระบบ Import ข้อมูลตามมาตรฐาน Marc21

เพื่อนำเข้าข้อมูลจากห้องสมุดอื่นๆ (ทั้งในและต่างประเทศ ที่เปิดให้ Download) ที่อยู่ในรูปแบบ Marc21 เข้ามาลงทะเบียนโดยไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง อย่างไรก็ดี ประโยชน์ของระบบนี้ จะมีมากหรือน้อย ขึ้นอยู่กับข้อมูลหนังสือที่จะลงทะเบียน ว่ามีอยู่หรือไม่ในระบบอินเตอร์เน็ต สำหรับห้องสมุดที่มีหนังสือภาษาต่างประเทศ มีโอกาสการใช้ประโยชน์ได้มากกว่า ขณะที่ในประเทศไทย อาจได้ประโยชน์น้อยเนื่องจาก ห้องสมุดที่ให้ดาวน์โหลดข้อมูลแบบ Marc21 ยังจำกัดอยู่ในกลุ่มมหาวิทยาลัยเท่านั้น

9. ระบบหลากสื่อ (Multimedia)

เป็นระบบจัดการไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับห้องสมุด ไม่เฉพาะหน้าปกหนังสือ รูปสมาชิก เท่านั้น ยังหมายความรูปถึงไฟล์ที่อยู่ในรูปแบบต่างๆ เช่น E-book, ไฟล์รูปภาพ, ไฟล์เสียง, ไฟล์วิดิโอ ฯลฯ รวมถึง url หรือที่อยู่ของไฟล์บนอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต โดยจุดมุ่งหมายของระบบนี้ คือการให้ผู้ใช้บริการสามารถเปิดดู อ่าน ฟัง ไฟล์มัลติมีเดีย ที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรือสื่อที่ต้องการ ได้ทันที

10. ระบบจองและบริหารการจอง (Reservation)

กรณีที่หนังสือที่ต้องการไม่พร้อมให้บริการ ผู้ใช้บริการสามารถทำรายการจอง ยกเลิกหรือเปลี่ยนรายการที่ต้องการจองได้ด้วยตัวเอง บรรณารักษ์สามารถแจ้งไปยังคิวจองอันดับถัดไป เมื่อได้รับคืนหนังสือ ผ่านระบบ Line Notify (เมื่อใช้ระบบ Line notify)

11. ระบบสำรองฐานข้อมูล (Backup)

เพื่อสำรองฐานข้อมูล ลดความเสี่ยงหากเกิดปัญหากับฐานข้อมูล เช่น ติดไวรัส ฮาร์ดดิสก์เสีย เป็นการสำรองลงเครื่องที่ใช้งาน (Client) แต่ละเครื่อง หากเกิดปัญหาที่เครื่องแม่ข่าย (Server) ที่ใช้เก็บข้อมูล จะสามารถนำข้อมูลล่าสุดที่สำรองที่เครื่องลูกมาใช้งานได้ โดยการสำรองจะเก็บในรูปไฟล์ที่ถูกบีบอัด แยกเป็นโฟลเดอร์ระบุปีเดือนวันและเวลาที่สำรอง เพื่อไม่ให้ทับกัน และจัดเก็บลงใน Drive d: เพื่อลดความเสี่ยงจากปัญหาไวรัส

12. ระบบการแจ้งเตือนผ่าน Application Line (Line Notify)

ด้วยเหตุที่ความนิยมในการใช้งาน Application Line มีเพิ่มมากขึ้น ในกลุ่มคนทุกเพศ ทุกวัย ทุกสถานะ บริษัทจึงได้พัฒนาระบบแจ้งเตือน และแจ้งข่าวสารไปยังสมาชิกที่ขอรับบริการแจ้งเตือน ผ่าน Application นี้ ทดแทนระบบการแจ้งเตือนผ่าน E-mail (ดูที่ ยกเลิกการจำหน่ายระบบอีเมล์แจ้งเตือน)

13. ระบบ RFID

ทำงานควบคู่กับอุปกรณ์ Hardware ต่างๆ เช่น เครื่อง Reader สำหรับทำการยืมคืน, ประตูป้องกันขโมย, อุปกรณ์สำหรับเช็คสต็อค รวมถึง Tag หรือแผ่นแผงวงจรที่ติดอยู่ในหนังสือแต่ละเล่ม ฯลฯ การสื่อสารระหว่างโปรแกรมกับ Hardware ทำผ่านโปรโตคอลหรือรูปแบบการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานสากล ที่เรียกว่า SIP2 ซึ่งจะดีกว่า การเขียนโปรแกรมเพื่อติดต่อ Hardware โดยตรง เพราะการสื่อสารแบบ SIP2 เป็นมาตรฐานสากลที่บริษัทผู้ผลิตต้องมีเพื่อรองรับอยู่แล้ว จึงจะไม่ผูกติดกับ Hardware ของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง

การนำระบบนี้มาใช้ ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการให้บริการยืมคืนด้วยตัวเอง เนื่องจากผู้ยืมจะต้องทำรายการยืมก่อน ระบบจะล้างสัญญาณกันขโมยให้เมื่อทำรายการยืมเสร็จ ผู้ยืมจึงสามารถนำหนังสือออกจากห้องสมุดได้ โดยเครื่องกันขโมยจะไม่ส่งสัญญาณเตือน ขณะที่ระบบแถบแม่เหล็กกันขโมยที่สอดไว้ในหนังสือแต่ละเล่ม ที่นิยมใช้กันในช่วงก่อนหน้านี้ จะไม่สามารถตอบโจทย์เรื่องการให้บริการยืมคืนด้วยตัวเองได้ เพราะขั้นตอนในการยืม และการล้างสัญญาณกับขโมย เป็นคนละขั้นตอนกัน จึงสามารถล้างสัญญาณได้ โดยไม่ต้องทำรายการยืมก็ได้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากอุปกรณ์ในระบบนี้ยังมีราคาค่อนข้างสูง หลักแสน หลักล้านบาท ทำให้การใช้ระบบนี้ยังไม่แพร่หลาย

14. ระบบให้บริการยืม-คืนผ่าน Smartphone ระบบ Android (Circulation on Mobile)

บริษัทพัฒนาระบบนี้ขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกให้บรรณารักษ์ในการทำรายการยืมคืน จากที่ใดก็ได้ในห้องสมุด ซึ่งอาจจะเป็นที่โต๊ะทำงาน หรือกำลังจัดหนังสือขึ้นชั้น เป็นต้น โดยไม่จำเป็นต้องเดินไปที่เคาน์เตอร์ยืมคืน และสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถด้านต่างๆ ของโทรศัพท์ เช่นกล้องถ่ายรูป ซึ่งสามารถใช้ในการถ่ายรูปสมาชิก หรือการสแกนบาร์โค้ดเพื่อทำรายการยืมคืน, การใช้ฟังก์ชั่น Speech Recognition หรือความสามารถในการเปลี่ยนเสียงพูดเป็นตัวอักษร ของระบบโทรศัพท์ ที่ทำให้สามารถพูดชื่อสมาชิก หรือรหัสสมาชิก หรือเลขทะเบียนหนังสือ เพื่อให้โปรแกรมค้นหามาทำยืมคืนได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ ฯลฯ

อ่านเพิ่มเติม เกี่ยวกับระบบนี้ได้ที่ ระบบยืมคืนผ่านมือถือ – อยู่ตรงไหน ยืมคืนได้ที่ตรงนั้น ครับ

15. ระบบสืบค้น ยืม และรับบริการข้อมูลอื่นๆ ผ่าน Smartphone ระบบ Android (Library Services on Mobile)

ระบบนี้ ทำงานเหมือนระบบสืบค้นบนเว็บบราวเซอร์แทบทุกประการ ยกเว้นการสืบค้นที่ถูกจำกัดเพียงแค่ 4 แหล่งค้นหลักที่นิยมค้นหาคือ ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง และหมวด แต่มีข้อได้เปรียบกว่าระบบสืบค้นผ่านเว็บ บราวเซอร์ คือ ผู้ใช้บริการสามารถใช้ประโยชน์จากฟังก์ชั่น Speech Recognition ของโทรศัพท์ ในการพูดคำที่ต้องการค้นหา แทนการพิมพ์ได้

ดูตัวอย่างหน้าจอทำงาน บางระบบ ได้ที่ ตัวอย่างหน้าจอ ครับ เป็นหน้าจอก่อนการอัพเดทนะครับ