ทำไมถึงต้องเป็นเรา?

/ / About Digital Librarian

มีลูกค้าท่านหนึ่ง ให้เหตุผลที่ตัดสินใจเลือกโปรแกรม Digital ทั้งๆ ที่มีบริษัทอื่นเสนอให้ใช้โปรแกรมฟรี หากโรงเรียนซื้อโปรแกรมบริหารงานโรงเรียนว่า พอได้ดูเดโม ก็รู้ทันทีว่า โปรแกรมนี้ออกแบบมาแบบเป็นมิตรกับผู้ใช้ ใช้งานง่าย ผู้ใช้ไม่ต้องเรียนรู้ ไม่ต้องปรับตัวอะไรมาก การใช้งานดูธรรมดา เป็นธรรมชาติ ขณะที่โปรแกรมอื่นที่ดูมาทั้งของไทยและของนอก รวมทั้งที่เสนอให้ฟรี ดูเหมือนผู้ใช้จะต้องปรับตัวอย่างมาก ในระหว่างการทำงานต้องคอยนึก คอยคิดอยู่ตลอดว่า ทำตรงนี้แล้ว ต้องทำอะไรต่อ

เบื้องหลัง คือแนวคิดการออกแบบโปรแกรมตั้งแต่ต้นว่า ให้ผู้ออกแบบคิดว่า ตัวเองเป็นบรรณารักษ์ และต้องเป็นบรรณารักษ์ที่”ขี้เกียจ” ไม่ชอบทำอะไรที่มันซ้ำๆ ซับซ้อน โจทย์คือให้คิดหาวิธีที่จะทำงานให้ง่ายที่สุด แม้ว่าในตอนออกแบบจะต้องทำสิ่งที่ยากที่สุดก็ตาม แต่ต้องคงประสิทธิภาพ ครบถ้วน และมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน และนี่คือคำตอบส่วนหนึ่งของคำถามที่ว่า ทำไมต้องเป็น Digital Librarian

 

ข้อเปรียบเทียบคุณสมบัติโปรแกรม Digital Librarian กับโปรแกรมทั่วไป
คุณสมบัติ Digital Librarian Other
ใช้งานง่าย User friendly ผู้ใช้ใช้เวลาเรียนรู้การใช้งานภายในระยะเวลาที่รวดเร็ว หน้าจอหลักแต่ละระบบงานมีเพียงหน้าจอเดียว ทำงานได้ครบถ้วนสมบูรณ์ แต่ละระบบงาน มีหลายหน้าจอ แยกงานกันไป ซึ่งง่ายในการเขียนโปรแกรม แต่ผู้ใช้ใช้งานยาก ซับซ้อน
ลดภาระงาน ออกแบบให้โปรแกรมช่วยในการจัดการข้อมูลต่างๆ อัตโนมัติ อาทิ การให้เลขทะเบียน การเติมข้อมูลเช่น หน้า ฉบับที่ เล่มที่ ตามภาษาหลักของหนังสือ การเรียกข้อมูลเก่าอาทิ สำนักพิมพ์ ผู้แต่ง หกลับมาใช้ได้โดยไม่ต้องคีย์ใหม่ทั้งหมด การสลับเป็นภาษาอังกฤษอัตโนมัติ เมื่อเปิดหน้าจอยืมคืน เพื่อให้สแกนบาร์โค้ดในการยืมคืนได้ทันที เป็นต้น เกือบทุกโปรแกรม ก่อนสแกนบาร์โค้ดต้องคอยตรวจสอบว่า อยู่ในโหมดภาษาอังกฤษหรือไทย หากสแกนในโหมดภาษาไทยก็ต้องลบและสแกนใหม่เป็นต้น
ให้บริการได้รวดเร็ว เช่นการให้บริการยืมคืน ที่ไม่ต้องสลับหน้าจอ ไม่ต้อง Save โปรแกรมตรวจสอบเงื่อนไขการยืมคืนให้อัตโนมัติ การชำระค่าปรับ สามารถรับชำระได้ทันทีจากหน้าจอยืมคืน สามารถชำระเพียงบางส่วนก่อนก็ได้ สามารถคำนวนเงินทอนได้ เกือบทั้งหมดต้อง Save เมื่อทำรายการใดๆ เสร็จ และต้องสลับหน้าจอไปมา ในกรณีที่มีการยืม สลับกับการยืม การชำระค่าปรับ ไม่มีระบบชำระบางส่วน การคำนวณเงินทอน อาจต้องเปิดโปรแกรมเครื่องคิดเลข หรือใช้เครื่องคิดเลข เพื่อความมั่นใจ
ยืดหยุ่นสูง สามารถเพิ่มข้อมูล ปรับเปลี่ยนข้อมูล เช่นประเภทวัสดุ หมวดหมู่หนังสือ ประเภทสมาชิก เงื่อนไขการให้ยืมคืน ได้ตามความต้องการ หรือในระหว่างยืมคืน ถ้าพบว่ามีเงื่อนไขที่ต้องตัดสินใจเช่น ยืมเต็มโควต้า ก็จะเปิดโอกาสให้ตัดสินใจว่า จะให้ยืมได้หรือไม่ เป็นต้น โปรแกรมส่วนใหญ่ จะเพิ่มข้อมูลบางอย่างเองไม่ได้ เช่น ประเภทวัสดุ หมวดหมู่ ที่จัดเก็บ หากต้องการเพิ่มต้องให้บริษัทเจ้าของโปรแกรมทำให้
ลดปัญหาการทำงาน ลดข้อผิดพลาดจากปัญหา Human Error ด้วยการออกแบบฐานข้อมูลและโปรแกรมที่ดี ทำให้การ Input ข้อมูล ใช้เวลาน้อยกว่า ขั้นตอนการทำงานน้อยกว่า โปรแกรมมีการเติมข้อมูลที่สำคัญให้ การดึงข้อมูลเก่าเช่นผู้แต่ง สำนักพิมพ์ หัวเรื่องกลับมาใช้ ทำให้ความผิดพลาดจากการคีย์ลดลง การค้นหาสัมฤทธิผลมากขึ้น ข้อมูลสำนักพิมพ์ ผู้แต่ง หัวเรื่อง ฯลฯ บางโปรแกรมต้องคีย์ข้อมูลนี้ทั้งหมดทุกครั้งที่พบ ทำให้มีปัญหาคีย์ผิด ทำให้ผู้ใช้หาไม่พบ  ขณะที่บางโปรแกรมแม้จะสามารถดึงข้อมูลเก่าที่เคยกรอกมาใช้ แต่หากไม่มีข้อมูลเก่า ก็ต้องยุ่งยากในขั้นตอนการคีย์เพิ่ม
ครอบคลุมเนื้องาน ครอบคลุมงานที่สำคัญ และจำเป็น ทั้งการ Input ข้อมูลสื่อ สมาชิก การพิมพ์บัตร พิมพ์สันปก บาร์โค้ด การสแกนภาพปก ถ่ายรูปทำบัตรสมาชิก การให้บริการยืมคืน ให้บริการยืมต่อด้วยตัวเอง การสืบค้น การตรวจสอบสถานะ ตรวจสอบประวัติการยืมของสมาชิกด้วยตัวเอง มีเฉพาะงานที่จำเป็นต้องมี งานบางอย่างทำไม่ได้ เช่นการสแกนภาพปกทันที การถ่ายภาพจากกล้องเพื่อทำบัตรสมาชิกได้ทันที ไม่มีเมนูให้สมาชิกตรวจสอบสถานะของตัวเอง เป็นต้น
Feature อำนวยความสะดวกในการทำงานเสริม มีหลาย Feature ที่บริษัท จัดทำขึ้นเพื่อช่วยงานอาทิ การปรับสถานะวัสดุแบบล็อคสถานะก่อนการสแกนบาร์โค้ด การกำหนดหนังสือแนะนำ การตรวจสอบวัสดุก่อนนำออกจากห้องสมุด การพิมพ์สีตามหมวด เพื่อป้องกันหนังสือหลงชั้น ผู้ใช้สามารถเลือกภาษาไทยหรืออังกฤษ ในระบบสืบค้น Feature ต่างๆ มีน้อย หรือบางโปรแกรมไม่มีเลย
เสถียร ในการใช้งานปกติ ปัญหาที่เกิดจากโปรแกรมจะเกิดขึ้นน้อยมาก หรือไม่เกิดขึ้นเลย เนื่องจากมีการแก้ไขปัญหาที่ลูกค้าพบในช่วงปีแรกของโปรแกรม และปรับปรุงโปรแกรมอยู่อย่างต่อเนื่อง บางโปรแกรม จะพบปัญหาเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า
การรองรับมาตราสากล รองรับมาตรฐานสากลที่สำคัญ เช่นการนำเข้าข้อมูลหนังสือตามมาตรฐาน Marc21 ทำให้ไม่ต้องคีย์ข้อมูลหนังสือเอง ทุกเล่ม บางโปรแกรมทำได้ บางโปรแกรมทำไม่ได้
มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง พัฒนาอย่างต่อเนื่อง นำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาประยุกต์ใช้ เช่น AJAX ทำให้การดูรายการที่สืบค้นทำได้โดยไม่ต้องสลับหน้าจอไปมา หรือการพัฒนาโปรแกรมเพื่อรองรับระบบ RFID เป็นต้น ส่วนใหญ่ไม่พัฒนา เนื่องจากเห็นว่า การแก้ไขปรับปรุง ไม่ได้ทำให้ได้ราคาเพิ่ม และเสี่ยงฺต่อปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการปรับโปรแกรม (Bug)
การให้บริการหลังการขาย การให้บริการหลังการขาย มีคู่มือการใช้งาน คู่มือ Online นอกจากช่องทางการติดต่อสอบถามปกติอาทิ โทรศัพท์ อีเมล์ ยังมีเว็บบอร์ด, Chat, บนหน้าเว็บไซต์ เป็นช่องทางเสริม และเป็นหลักประกันด้วย ว่าการให้บริการจะต้องดี หลายแห่งมีปัญหาเรื่องการให้บริการหลังการขาย การให้บริการหลังการขายจะมีเพียงช่องทางปกติ ไม่มีเว็บบอร์ด เพราะอาจเสี่ยงต่อการถูกต่อว่า เผยแพร่ผ่านหน้าเว็บไซต์