cat_ss

ดูระบบงานทั้งหมดที่นี่

ในบทความนี้ จะขอกล่าวถึงระบบงานของโปรแกรมห้องสมุดในภาพรวม เพื่อให้ทราบว่า ระบบงานแต่ละระบบใช้ทำงานอะไร อะไรจำเป็นต้องใช้ อะไรไม่จำเป็น ในเบื้องต้นขอเรียนให้ทราบว่า ท่านไม่จำเป็นต้องซื้อระบบทั้งหมดในคราวเดียว ขอให้เลือกซื้อตามความจำเป็น และความเหมาะสมกับงบประมาณ

ระบบงานโปรแกรมห้องสมุด โดยพื้นฐานจะมีอยู่ 4 ระบบหลัก คือลงทะเบียน สืบค้น ยืมคืน ลงทะเบียนสมาชิก กับอีก 1 ระบบเสริม คือ ระบบสำรองข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้ระบบหลัก

1. ระบบลงทะเบียน (Cataloging) เป็นระบบสำหรับกรอกข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือทั้งหลายเข้าไป ไม่ว่าจะเป็น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง ปีที่พิมพ์ พิมพ์ครั้งที่ จำนวนหน้า หมวดหมู่ ราคา เป็นต้น ระบบนี้โดยพื้นฐานสามารถลงทะเบียนสื่อได้ทุกประเภท ทั้งตีพิมพ์ ไม่ตีพิมพ์ เช่น DVD, VCD, สไลด์ แม้แต่ไฟล์ E-book ตลอดจนถึงการลงทะเบียนสิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง อย่างวารสาร ซึ่งพอจะกล้อมแกล้มใช้ได้ แม้จะไม่สะดวกหรือเหมาะสมเท่าใดนัก

หลังการกรอกข้อมูล สิ่งที่ได้จากระบบนี้คือ บัตรรายการ ข้อมูลสันหนังสือ และบาร์โค้ดสำหรับติดหนังสือ รายงานต่างๆ อาทิ หนังสือใหม่ จำนวนหนังสือที่มีทั้งหมด แยกตามหมวดหมู่ จำนวนทรัพยากร แยกตามประเภทวัสดุเป็นต้น

2. ระบบสืบค้น (OPAC) เพื่อให้สมาชิกค้นหาว่า หนังสือที่ต้องการมีอยู่หรือไม่ โดยพื้นฐานอย่างน้อยต้องค้นได้จากชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง สำนักพิมพ์ ISBN เลขหมู่ ปัจจุบันบริษัท ผลักดันให้ลูกค้าใช้ระบบสืบค้นแบบ (WebOPAC) คือการสืบค้นผ่านหน้าเว็บ บราวเซอร์ เพราะมีข้อดีกว่าหลายอย่าง ดังจะกล่าวต่อไป

3. ระบบยืมคืน (Circulation) สำหรับให้บริการยืม และคืน ทรัพยากร โดยโปรแกรมจะตรวจสอบเงื่อนไขการให้ยืมคืน ตามที่ได้มีการตั้งค่าไว้ เช่นสมาชิกประเภทใด จะยืมทรัพยากรประเภทใด ได้กี่รายการ กี่วัน รวมถึงตรวจสอบว่า วันกำหนดส่งคืน ตรงกับวันหยุดหรือไม่ ยืมเกินโควต้าหรือไม่ มีคิวจองหรือไม่ เป็นต้น ในกรณีคืน โปรแกรมจะตรวจสอบว่า ส่งคืนเกินกำหนดหรือไม่ หากเกินจะคำนวณค่าปรับจากเงื่อนไขที่ได้ตั้งไว้ เช่นกัน
สิ่งที่ได้จากระบบยืมคืน คือรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น รายชื่อผู้ค้างส่งคืน รายชื่อผู้ที่ยืมมากที่สุด รายชื่อผู้ค้างค่าปรับ รายงานการยืม รายการการคืน ทรัพยากรที่ถูกยืมมากที่สุด รายงานการยืมแยกตามหมวด เป็นต้น

4. ระบบสมาชิก (Patron) เพื่อจัดการข้อมูลสมาชิก เช่นชื่อ นามสกุล รหัสสมาชิก ประเภทสมาชิก ที่อยู่ วันหมดอายุสมาชิก เพื่อใช้ประกอบระบบยืมคืนจอง

5. ระบบสำรองฐานข้อมูล (Backup) เพื่อสำรองข้อมูล กรณีที่ข้อมูลปัจจุบันมีปัญหา จะสามารถนำข้อมูลที่สำรองกลับมาใช้ได้ บางฐานข้อมูลเช่น SQL Server ถ้ามีระบบที่ดีอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องมีระบบนี้ แต่บางฐานเช่น MySQL การสำรองจะยุ่งยาก บางโปรแกรม (เช่น Digital Librarian) จึงมีเมนูเพื่อให้ผู้ใช้ทำสำรองข้อมูลด้วยวิธีง่ายๆ ด้วยตัวเอง

ทั้ง 5 ระบบนี้ จะเป็นระบบพื้นฐาน ซึ่งครอบคลุมงานห้องสมุดทุกห้องสมุด ไม่ว่าจะใหญ่เล็กขนาดไหนก็ตาม โปรแกรมทุกโปรแกรม ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมที่ให้ใช้ฟรี จนถึงโปรแกรมที่มีราคาเป็นล้านๆ ต้องมีระบบเหล่านี้เป็นพื้นฐาน

ถึงตรงนี้ บางท่านอาจสงสัยว่า แล้วอะไรคือความแตกต่างของโปรแกรม สิ่งที่แตกต่างคือ คุณสมบัติในรายละเอียด ความสามารถในการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน ความยากง่ายในการเรียนรู้ ความยากง่ายในการใช้งาน ความยากง่ายในการแก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ตลอดจนถึงบริการหลังการขาย เป็นต้น ซึ่งสิ่งต่างๆ เหล่านี้มีผลกับคุณภาพการใช้บริการ เวลาและแรงที่ต้องใช้ในการทำงาน หรือในการแก้ไขปัญหาจุกจิก ฯลฯ

เพื่อให้ได้ภาพที่ชัดเจน ขอยกตัวอย่างการพิมพ์รายงานเล่มหนึ่ง เทียบการใช้เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ดีดไฟฟ้า ใช้คอมพิวเตอร์ โดยใช้โปรแกรม Notepad หรือ Wordpad หรือ Microsoft Word แต่ละวิธีได้งานเป็นรายงานเหมือนกัน แต่ความยากง่าย ความสะดวก รวดเร็ว ความสวยงาม การย่อหน้า ทำตัวหนา กำหนดสี หรือแม้แต่การแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ฯลฯ ทำได้ในระดับที่แตกต่างกัน

ระบบที่บางห้องสมุดก็ใช้ บางห้องสมุดก็ไม่ใช้ ได้แก่

1. ระบบมัลติมีเดีย (Multimedia) เป็นการจัดการเกี่ยวกับไฟล์มัลติมีเดียทั้งหลายในระบบครับ เช่นปกหนังสือ รูปสมาชิก E-book ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง ฯลฯ เทรนด์หรือแนวโน้มปัจจุบันจะใช้งานนี้มากขึ้น เพราะผู้ใช้บริการสืบค้น สามารถจะเปิดดู อ่าน ฟัง มัลติมีเดียที่บรรณารักษ์ใส่เข้าไปได้ทันที จากหน้าจอคอมพิวเตอร์

2. ระบบลงทะเบียนวารสาร (Periodical) โปรแกรมห้องสมุดที่บอกรับวารสารจำนวนมากและมีการจัดเก็บวารสารนานหลายปี ควรจะแยกระบบการลงทะเบียนวารสารและการจัดการวารสาร ออกจากการลงทะเบียนหนังสือและสื่ออื่นๆ เนื่องจากหนังสือหรือสื่ออื่นๆ แต่ละชื่อเรื่อง การลงทะเบียนจะจบที่ตัวของมันเองแม้จะมีเล่ม 1 เล่ม 2 ก็จบที่เล่มนั้นๆ  ขณะที่วารสาร 1 ชื่อเรือง จะมีฉบับปลีก ออกตามมาตามวาระ เช่น นักเลงรถ ปีที่ 1 ฉบับที่ 1 นักเลงรถ ปีที่ 1 ฉบับที่ 2 ต่อไปเรื่อยๆ ไม่มีกำหนดสิ้นสุด การจัดการเพื่อลงทะเบียนวารสาร จึงไม่สามารถทำแบบเดียวกับหนังสือได้ นอกจากนี้ระบบวารสารยังต้องมีการสร้างฉบับที่วารสารที่จะได้รับ เพื่อให้เมื่อได้รับวารสารฉบับนั้นๆ จะได้ทำการลงทะเบียนรับได้ทันที

เหตุผลที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องแยกการลงทะเบียนวารสาร ออกจากการลงทะเบียนหนังสือคือ ในวารสารแต่ละฉบับ จะมีเนื้อหาที่หลากหลาย การลงทะเบียนแบบเดียวกับหนังสือ จะไม่สามารถให้รายละเอียดที่ลงลึกถึงแต่ละเนื้อหานั้นได้ ขณะที่หากใช้ระบบวารสารร่วมกับระบบดัชนีวารสาร (ซึ่งจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป) จะทำให้สามารถลงทะเบียนเนื้อหาที่น่าสนใจ ให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นได้

อีกประการหนึ่ง เนื่องจากห้องสมุดจะได้รับวารสาร แต่ละฉบับ เป็นวาระๆ การจัดการเรื่องค่าบอกรับสมาชิกวารสาร การติดต่อตัวแทนจำหน่าย การตรวจสอบว่า วารสารฉบับใดได้รับหรือไม่ได้รับ การทำรายงานสรุป จึงเป็นเรื่องสำคัญ เป็นต้น

อย่างไรก็ดี ข้อพิจารณาว่า ควรจะใช้ระบบวารสารหรือไม่ กลับอยู่ที่ความต้องการของห้องสมุดว่า ต้องการเก็บวารสารไว้นานหรือไม่เป็นหลัก กล่าวคือ หากห้องสมุดมีพื้นที่จำกัด ต้องจำหน่ายวารสารฉบับเก่าออกทุกปี ก็มักจะไม่ใช้ระบบนี้ โดยอาจใช้ระบบจัดการ แบบ Manual แบบเดิมคือเมื่อได้รับการเช็คในบัตรเหลือง หรืออาจเลี่ยงไปลงทะเบียนในระบบลงทะเบียนหนังสือแทน (โดยระบุชื่อเรื่อง เป็นชื่อวารสาร ร่วมกับ ปีที่ ฉบับที่เดือน .ปี . ตามรูปแบบของวารสาร)

อนึ่ง บางโปรแกรมที่ระบุว่า มีระบบลงทะเบียนวารสาร ก็มักจะให้ลงทะเบียนด้วยวิธีการลงทะเบียนแบบเดียวกับหนังสือนี้ ซึ่งห้องสมุดใด ที่ต้องการใช้ระบบวารสารที่แท้จริง เพื่อให้ตอบสนองการทำงาน จะไม่ได้รับความสะดวก เมื่อเทียบกับวิธีการลงทะเบียนวารสารในโปรแกรมที่มีมาตรฐาน

อย่างไรก็ดี หากห้องสมุดไม่มีการรับวารสารจำนวนมาก ไม่ได้เก็บวารสารนานหลายปี ไม่ต้องการลงรายละเอียดเพื่อการสืบค้น เพียงต้องการให้สมาชิกค้นได้ว่า มีวารสารชื่อนี้ ฉบับนี้หรือไม่เท่านั้น ก็สามารถใช้การลงทะเบียนแบบเดียวกับหนังสือได้

3. ระบบดัชนีวารสาร (Journal Indexing) เป็นดึงข้อมูลบทความหรือเนื้อหาที่เห็นว่าน่าสนใจ ของวารสารฉบับนั้นๆ มาลงทะเบียนในฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้ที่สนใจเรื่องนั้นๆ สามารถสืบค้นได้ ข้อมูลที่ดึงมาลงทะเบียนได้แก่ ชื่อบทความ ชื่อผู้แต่ง สาระสังเขป หน้า จำนวนหน้า เป็นต้น ระบบนี้ จะเป็นระบบที่ต่อยอดมาจากระบบวารสาร หากไม่มีระบบวารสารก็จะใช้ไม่ได้

การพิจารณาว่า ควรจะใช้ระบบนี้หรือไม่ จะดูจากการจัดเก็บวารสารเช่นเดียวกัน หากเก็บวารสารไว้ไม่นานนัก ก็ไม่ควรใช้ระบบนี้ โดยอาจเลี่ยงไปใช้วิธี ตัดเอาบทความหรือเนื้อหาที่น่าสนใจ จัดทำเป็นกฤตภาค และลงทะเบียนในระบบลงทะเบียนหนังสือ เลือกประเภทวัสดุเป็นกฤตภาคก็ได้

4. ระบบสืบค้นผ่านเว็บ (WebOPAC) แตกต่างจากระบบสืบค้นผ่านเครือข่าย Lan แบบ Client-Server ที่เรียกว่า OPAC กล่าวคือระบบOPAC จะต้องติดตั้งโปรแกรมกับทุกเครื่องที่ต้องการให้สืบค้นได้ ขณะที่ระบบ WebOPAC หรือ WebPAC ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงให้เครื่องนั้น เชื่อมต่อมายังเครื่องแม่ (Server) ได้ ก็สืบค้นได้ ไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อแบบ Intranet (คือภายในองค์กรผ่านเครือข่าย Lan) หรือแบบ Internet ก็ตาม

จะเห็นได้ว่า OPAC จะมีข้อจำกัดมากกว่า เพราะจะค้นผ่าน Internet ไม่ได้ ขณะที่ WebOPAC นอกจากจะสืบค้นได้ ยังมีรูปแบบหน้าจอการทำงานที่เป็นสากล ผู้ที่เคยใช้ Internet จะสามารถใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องสอน

บางท่านสงสัยว่า หากไม่ต้องการให้บุคคลภายนอกสืบค้นได้ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ WebOPAC ก็ได้ใช่หรือไม่ จริงๆ แล้ว สามารถจำกัดให้สืบค้นเฉพาะภายในองค์กรเป็นแบบ Intranet ได้ การกำหนดให้เป็น Internet หรือ Intranet ขึ้นอยู่กับความต้องการของทางห้องสมุด และความพร้อม ส่วนโปรแกรมโดยทั่วไป จะใช้ได้ทั้ง 2 รูปแบบ โดยไม่มีผลกับเรื่องของราคา

นอกจากนี้ หากใช้ OPAC ทุกเครื่องที่จะสืบค้นต้องลงโปรแกรม จึงมีค่าใช้จ่ายในเรื่องสิทธิ์การใช้งาน (ที่มักระบุว่าใช้ได้ไม่เกินกี่เครื่อง มีภาระเรื่องการดูแลรักษาระบบ เพราะเครื่องอาจมีปัญหา เมื่อมีเครื่องที่ใช้งานมาก ความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาก็มากขึ้นตามไปด้วย) ขณะที่ WebOPAC ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม ดังนั้น จะใช้งานกี่เครื่องก็ได้ อยู่ห้องไหน หรือส่วนไหนของหน่วยงาน ก็สามารถใช้งานได้

นอกเหนือจากนี้ จะเป็นระบบที่เสริม เพื่อยกระดับคุณภาพการให้บริการให้ดียิ่งขึ้น อาทิระบบ Line notify, ระบบสืบค้นผ่าน Smartphone,  ระบบยืมคืนผ่าน Smartphone, ระบบ RFID ฯลฯ

ดูระบบงานทั้งหมดที่นี่

ยังมีระบบอื่นอีก ที่มีผู้ใช้น้อยมาก หรือไม่มีเลย เช่น

ระบบลงทะเบียนในรูปแบบ Marc พอเห็นว่าการลงทะเบียนแบบ Marc ต้องทำอย่างไร ลำบากยังไง ลูกค้าเกือบ 100 ทั้ง 100 พากันถอยกรูด
ระบบงบประมาณและจัดหา เพราะการใช้โปรแกรมทำให้ยุ่งยาก โดยเฉพาะเมื่อเทียบกับประโยชน์อันน้อยนิด
ระบบ SDI
อันนี้พีคสุด ที่ต้องมี เพื่อสู้กับการล็อคสเปค สุดท้ายคนซื้อก็ไม่ได้ใช้ และคนขายลืมไปเลยว่าเคยมี

คำถามฮิต สำหรับโปรแกรม Digital Librarian 

สามารถพิมพ์บาร์โค้ดติดหนังสือ และทำบัตรสมาชิกได้หรือไม่
ตอบว่า ได้ครับ ระบบลงทะเบียนสื่อจะมี เรื่องการพิมพ์พวกนี้อยู่แล้ว รวมถึงการพิมพ์รายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น จำนวนทรัพยากรแยกตามประเภทวัสดุ แยกตามหมวด เป็นต้นเช่นเดียวกับระบบยืมคืน ที่จะมีรายงานประเภท รายงานการยืม รายการทรัพยากรที่ถูกยืมมากที่สุด ผู้ยืมมากที่สุดที่เรียกว่า ยอดนักอ่าน ฯลฯ เป็นต้น

ไม่มีเครื่องสแกนบาร์โค้ด ใช้โปรแกรมได้ไหม
ได้ครับ โดยการคีย์รหัสสมาชิกแล้วกด Enter หรือสำหรับโปรแกรมนี้ สามารถคีย์ชื่อสมาชิกได้เลย แต่การมีเครื่องสแกนจะสะดวกกว่า เพราะทำให้ยืมคืนได้เร็ว ลดโอกาสที่คีย์ผิด

ส่วนที่ให้คีย์ชื่อสมาชิกได้โดยตรงที่หน้าจอยืมคืน จะมีประโยชน์ในแง่ความสะดวก กรณีที่สมาชิกลืมนำบัตรมายืม และลืมรหัสสมาชิก หรือผู้ใหญ่ในองค์กรฝากให้คนอื่นมายืม(ซึ่งบรรณารักษ์มักต้องยอม) ฯลฯ

ปัจจุบัน เครื่องสแกนบาร์โค้ด ราคาถูกลงมากแล้วครับ ช่วงก่อนหน้านี้ ยี่ห้อเดียวกัน รุ่นเดียวกันเคยซื้อร่วมหมื่น ปัจจุบัน เหมือนเพียง 4-5 พันบาทเท่านั้นครับ รุ่นที่ถูกหน่อยก็มีครับ ราคา 2-3 พันบาท ใช้ได้ดีเหมือนกัน

มีงบประมาณจำกัด จะใช้บางระบบก่อน ระบบอื่นซื้อเพิ่มภายหลังได้หรือไม่
ได้ครับ ใช้ตามความจำเป็น มีงบอยากซื้อระบบไหนเพิ่ม ทำได้ทันที

Digital Librarian มีระบบลงทะเบียนแบบ Marc หรือไม่
มี แต่ไม่แนะนำให้ใช้หากไม่จำเป็น เพราะการลงทะเบียนยากกว่า โดยเฉพาะหากต้องทำให้ถูกต้องตามมาตรฐาน ลองอ่านบทความเรื่อง เรื่องม๊าก(Marc) เรื่องมาก ที่หน้าแรกของเว็บไซต์ครับ

จะถ่ายรูปทำบัตรสมาชิกเป็น One Stop Service แบบที่ทำบัตรประชาชนจะได้หรือไม่
ได้ครับ ปัญหานี้ส่วนใหญ่เกิดกับสถานศึกษา ที่พิมพ์หรือจ้างพิมพ์บัตรแข็ง เนื่องจากกว่าจะได้ ต้องใช้เวลานาน ทำให้การยืมคืนไม่สะดวก การถ่ายรูปและทำบัตรสมาชิกได้เอง จึงมีประโยชน์อย่างยิ่ง ทำได้ด้วยต้นทุนเพียงไม่กี่บาทครับ

TOP