หมายเหตุ : ระบบทั้งหมด ทำงานได้ทั้งแบบ on Prem (on Premise คือติดตั้งบนเครื่องลูกค้า) และ on Cloud (ติดตั้งบนระบบคลาวด์)
เพื่อให้เห็นภาพรวมของโปรแกรมห้องสมุดว่ามีระบบอะไร ทำงานอะไรได้บ้าง จึงขอนำเสนอรายการระบบงานย่อย (Module) พร้อมคำอธิบายสั้นๆ โดยตัวโปรแกรมจะมีระบบงานหลัก 4 ระบบ คือ ระบบที่ 1 ถึง 4 ส่วนที่เหลือเป็นระบบเสริม ที่บริษัททำมาเป็น Option ให้เลือกจัดซื้อจัดหามาใช้ ในเวลาที่ต้องการหรือจำเป็นต้องใช้เท่านั้น
เพื่อลงทะเบียนหนังสือและสื่อต่างๆ (ยกเว้นวารสาร-ดัชนีวารสาร) แนวคิดการออกแบบ ต้องง่ายที่สุด ขั้นตอนการทำงานต้องน้อยที่สุด ให้ทุกอย่างจบในหน้าเดียว ไม่ต้องจับเม้าส์ คลิ๊กเข้าหน้าโน้นออกหน้านี้ กลับไปกลับมา
ให้คิดว่า ถ้าโปรแกรมทำอะไรแทนผู้ใช้ได้ ให้ทำขึ้นมา เช่นการให้เลขทะเบียน การให้ข้อมูลวันลงทะเบียน การสร้างเลขผู้แต่ง การให้ฉบับที่เมื่อมีการเพิ่มสำเนา ตลอดไปจนถึง การเติม ฉ. หรือ c. สำหรับฉบับที่ เติม ล. หรือ v. สำหรับเล่มที่ การเติม หน้า หรือ p. สำหรับจำนวนหน้า ตามภาษาหนังสือหลักของหนังสือ ไม่ต้องให้ผู้ใช้ มานั่งนึกว่าต้องเติมอะไร และต้องเติมอย่างไร
ถ้ามีหลายสำเนาต้องเพิ่มได้ทันที ถ้าพบว่า เคยมีชื่อเรื่องนี้แล้ว ต่างกันที่พิมพ์คนละครั้ง หรือคนละเล่มที่ ต้องคัดลอกข้อมูลเดิม และปรับแก้ข้อมูล เป็นรายการใหม่ได้ทันที
ที่สำคัญ ต้องให้การลงทะเบียนเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ปัญหาลงรายการสำนักพิมพ์ อย่างซีเอ็ด ยุเคชั่น หรือ ยูเคชั้น หรือ ซีเอ็กยุเกชั่น ฯลฯ ชื่อผู้แต่ง เช่น ประเวศ วะสี หรือ ประเวส วะสี หรือ ประเวท วะสี ฯลฯ ต้องไม่มีหรือมีน้อยที่สุด เพราะหากผิด สมาชิกจะหาหนังสือเล่มนี้ไม่พบ
หากพบว่า ผิด ต้องมีหน้าจอสำหรับ การแก้ไขข้อมูล โดยการแก้ไข ต้องทำได้ในคราวเดียวกัน ไม่ต้องไล่หา ไล่เปิด ไล่แก้ทีละรายการๆ
ข้อมูลผู้แต่ง ต้องลงได้ครบทุกชื่อหากต้องการ ไม่เอา ...และคณะ เช่นเดียวกับ หัวเรื่อง และ คำสำคัญ ซึ่งเป็นแหล่งค้นข้อมูลที่สำคัญในระบบสืบค้น ยิ่งใส่ได้มาก โอกาสที่หนังสือจะถูกพบยิ่งมีมาก
การพิมพ์บาร์โค้ด ต้องพิมพ์บนสติ๊กเกอร์ลาเบลสำเร็จรูป ไม่ต้องตัดเอง ถ้าใช้ยังไม่หมดแผ่น คราวต่อๆ ไป สามารถนำมาใช้พิมพ์ต่อได้ ถ้าเปลี่ยนเครื่องพิมพ์แล้วพิมพ์ไม่ตรงช่องต้องแก้ไขได้เองโดยผู้ใช้ ฯลฯ
เป็นระบบที่ผู้ใช้คือ สมาชิกหรือผู้ใช้บริการห้องสมุด จึงต้องเข้าใจง่าย ดูปุ๊บรู้ปั๊บ ไม่ต้องสอนวิธีใช้หรือสอนให้น้อยที่สุด ที่สำคัญ ระบบต้องตอบคำถามสมาชิกทุกคำถามที่จะมีขึ้นด้วยความรวดเร็ว โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากบรรณารักษ์ ตั้งแต่คำถามพื้นฐานว่า มีสื่อที่ต้องการไหม มีอะไรบ้าง มีเท่าไหร่ อยู่ที่ไหน มีสำเนาว่างให้ยืมไหม หากมีคนยืมกำหนดคืนเมื่อไหร่ หนังสืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเนื้อหาใกล้เคียง หรือผู้แต่งคนเดียวกันเรื่องอื่นๆ มีหรือไม่ ฯลฯ
อย่างไรก็ดี ระบบนี้แทบจะถูกแทนที่ด้วยระบบสืบค้นและให้บริการผ่านเว็บ บราวเซอร์ - Web OPAC (ระบบที่ 5) เกือบจะ 100% แล้ว เนื่องจากระบบสืบค้นผ่านเว็บ บราวเซอร์ มีข้อดีในแง่การใช้งานที่ง่ายกว่า เพราะเป็นสไตล์เว็บที่ผู้ใช้ที่เคยเข้าเว็บไซต์ต่างๆ คุ้นเคย และการเข้าใช้งานระบบ ก็สามารถทำได้ทันที โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมห้องสมุด
ต้องจัดการข้อมูลได้ง่าย มีระบบนำเข้าข้อมูลที่ง่ายๆ สามารถกำหนดข้อมูลเงื่อนไขในแบบที่ต้องการได้ เช่น จะให้มีวันหมดอายุสมาชิก หรือไม่มีก็ได้ กำหนดแบล็กลิสต์ได้ กำหนดประเภทสมาชิกเพื่อให้ยืมคืนภายใต้เงื่อนไขที่แตกต่างกันได้ ถ่ายรูปสมาชิก พิมพ์บัตรสมาชิกได้ เลือกสมาชิกมีพิมพ์ได้คราวละหลายๆ คน โดยไม่จำเป็นต้องมีรหัสสมาชิกติดกัน เป็นต้น
หัวใจสำคัญของระบบนี้คือ ต้องง่ายและรวดเร็ว เพราะเป็นระบบที่ต้องใช้งานทุกวันที่เปิดทำการ และเป็นระบบงานที่มีผู้มารอรับบริการ การออกแบบระบบ จึงเน้นให้มีขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน อาจกล่าวได้ว่า Digital Librarian คือต้นแบบของแนวคิดการออกแบบระบบที่ไม่ต้องสลับหน้าจอการยืม กับการคืน ที่โปรแกรมอื่นๆ เดินตามรอย ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดแปลก แต่ระบบยืมคืน ของโปรแกรม Digital Librarian ยังมีฟังก์ชั่นเด็ดๆ มากมายซ่อนอยู่ภายใต้หน้าจอเรียบง่าย
ทำหน้าที่เช่นเดียวกับระบบงานสืบค้นทรัพยากร (ระบบที่ 2) แต่สะดวกกว่า เนื่องจากไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงเปิดเว็บ บราวเซอร์ อาทิ Chrome, Edge, Internet Explorer, Firefox ฯลฯ พิมพ์ url หรือที่อยู่ของระบบ ก็สามารถใช้งานได้ทันที จึงไม่จำกัดจำนวนเครื่องที่ต้องการใช้สืบค้น ทั้งยังรองรับการสืบค้นผ่านอินเตอร์เน็ตได้ด้วย หากใช้งานบนเครื่อง Server ที่อยู่ในระบบอินเตอร์เน็ตหรือระบบคลาวด์ (Cloud) จะทำให้สามาถสืบค้นหรือดูข้อมูลต่างๆ ได้แบบทุกที่ ทุกเวลา ที่สำคัญ เนื่องจากเป็นโปรแกรมในรูปแบบเว็บ (Web Application) ซึ่งคนส่วนใหญ่คุ้นเคยอยู่แล้ว จึงสามารถเข้าใจการใช้งานได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องสอนวิธีใช้
บริษัท ออกแบบให้ผู้ใช้สามารถคลิ๊กดูรายละเอียดของหนังสือ ในหน้าจอที่แสดงรายการที่พบ ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องสลับหน้าจอกลับไปกลับมาระหว่าง รายการผลการสืบค้น กับรายละเอียดของรายการใดๆ ที่ต้องการดู ช่วยลดเวลาการดู และทำให้ผู้ใช้บริการสืบค้น รู้สึกถึงความสะดวกมากขึ้น
นอกจากใช้สำหรับการสืบค้นแล้ว ระบบยังแสดงข้อมูลที่น่าสนใจ อาทิ รายชื่อหนังสือใหม่ ในช่วงระยะเวลาที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ เช่น 30 วัน 60 วันเป็นต้น เช่นเดียวกับข้อมูลหนังสือที่ถูกยืมมากที่สุด (Top hit) หนังสือแนะนำ ประวัติการยืมของสมาชิก สถานะการยืมสมาชิก การจอง(เมื่อใช้ระบบจองและบริหารการจอง) การทำรายการยืมต่อ ฯลฯ
เพราะการลงทะเบียนวารสารมีรายละเอียดที่แตกต่างจากหนังสือและวัสดุสารสนเทศอื่นๆ จึงไม่เหมาะที่จะลงทะเบียนด้วยหน้าจอเดียวกับการลงทะเบียนหนังสือ (แต่ก็พอกล้อมแกล้มใช้ได้ หากต้องการเพียงให้รู้ว่า มีหรือไม่มีวารสารฉบับที่ต้องการเท่านั้น และไม่ได้มีการเก็บวารสารไว้นานๆ หลายๆ ปี) ที่แตกต่างกับสื่ออื่นๆ คือภายใต้ชื่อเรื่องเดียวกัน วารสารจะมีฉบับต่างๆ ออกตามวาระ และมีเนื้อหาภายในแต่ละฉบับที่หลากหลาย (ซึ่งหาก เป็นเนื้อหาที่น่าสนใจ สามารถลงทะเบียนในระบบดัชนีวารสาร ที่จะกล่าวถึงต่อไป) ระบบนี้ เป็นเรื่องของการสร้างรายการวารสารที่จะได้รับภายในอายุสมาชิก ว่า จะได้รับวารสารปีที่ ฉบับที่ วันเดือนปีอะไรบ้าง และทำการลงทะเบียนรับ เมื่อได้รับจริง
เนื้อหาบทความ ข้อเขียน ที่อยู่ในวารสารฉบับใดๆ ที่บรรณารักษ์ เห็นว่าน่าสนใจ จะถูกนำมาลงทะเบียนภายใต้ระบบนี้ โดยจะมีระบุรายละเอียดเช่นชื่อบทความ, ชื่อผู้เขียน, อยู่ในวารสารอะไร ฉบับไหน หน้าที่เท่าไหร่ เป็นต้น
เพื่อนำเข้าข้อมูลจากห้องสมุดอื่นๆ (ทั้งในและต่างประเทศ ที่เปิดให้ Download) ที่อยู่ในรูปแบบ Marc21 เข้ามาลงทะเบียนโดยไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง อย่างไรก็ดี ประโยชน์ของระบบนี้ จะมีมากหรือน้อย ขึ้นอยู่กับข้อมูลหนังสือที่จะลงทะเบียน ว่ามีอยู่หรือไม่ในระบบอินเตอร์เน็ต สำหรับห้องสมุดที่มีหนังสือภาษาต่างประเทศ มีโอกาสการใช้ประโยชน์ได้มากกว่า ขณะที่ในประเทศไทย อาจได้ประโยชน์น้อยเนื่องจาก ห้องสมุดที่ให้ดาวน์โหลดข้อมูลแบบ Marc21 ยังจำกัดอยู่ในกลุ่มมหาวิทยาลัยเท่านั้น
เป็นระบบจัดการไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับห้องสมุด ไม่เฉพาะหน้าปกหนังสือ รูปสมาชิก เท่านั้น ยังหมายความรูปถึงไฟล์ที่อยู่ในรูปแบบต่างๆ เช่น E-book, ไฟล์รูปภาพ, ไฟล์เสียง, ไฟล์วิดิโอ ฯลฯ รวมถึง url หรือที่อยู่ของไฟล์บนอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต โดยจุดมุ่งหมายของระบบนี้ คือการให้ผู้ใช้บริการสามารถเปิดดู อ่าน ฟัง ไฟล์มัลติมีเดีย ที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรือสื่อที่ต้องการ ได้ทันที
กรณีที่หนังสือที่ต้องการไม่พร้อมให้บริการ ผู้ใช้บริการสามารถทำรายการจอง ยกเลิกหรือเปลี่ยนรายการที่ต้องการจองได้ด้วยตัวเอง บรรณารักษ์สามารถแจ้งไปยังคิวจองอันดับถัดไป เมื่อได้รับคืนหนังสือ ผ่านระบบ Line Notify (เมื่อใช้ระบบ Line notify)
เพื่อสำรองฐานข้อมูล ลดความเสี่ยงหากเกิดปัญหากับฐานข้อมูล เช่น ติดไวรัส ฮาร์ดดิสก์เสีย เป็นการสำรองลงเครื่องที่ใช้งาน (Client) แต่ละเครื่อง หากเกิดปัญหาที่เครื่องแม่ข่าย (Server) ที่ใช้เก็บข้อมูล จะสามารถนำข้อมูลล่าสุดที่สำรองที่เครื่องลูกมาใช้งานได้ โดยการสำรองจะเก็บในรูปไฟล์ที่ถูกบีบอัด แยกเป็นโฟลเดอร์ระบุปีเดือนวันและเวลาที่สำรอง เพื่อไม่ให้ทับกัน และจัดเก็บลงใน Drive d: เพื่อลดความเสี่ยงจากปัญหาไวรัส
ด้วยเหตุที่ความนิยมในการใช้งาน Application Line มีเพิ่มมากขึ้น ในกลุ่มคนทุกเพศ ทุกวัย ทุกสถานะ บริษัทจึงได้พัฒนาระบบแจ้งเตือน และแจ้งข่าวสารไปยังสมาชิกที่ขอรับบริการแจ้งเตือน ผ่าน Application นี้ ทดแทนระบบการแจ้งเตือนผ่าน E-mail (ดูที่ ยกเลิกการจำหน่ายระบบอีเมล์แจ้งเตือน)
ทำงานควบคู่กับอุปกรณ์ Hardware ต่างๆ เช่น เครื่อง Reader สำหรับทำการยืมคืน, ประตูป้องกันขโมย, อุปกรณ์สำหรับเช็คสต็อค รวมถึง Tag หรือแผ่นแผงวงจรที่ติดอยู่ในหนังสือแต่ละเล่ม ฯลฯ การสื่อสารระหว่างโปรแกรมกับ Hardware ทำผ่านโปรโตคอลหรือรูปแบบการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานสากล ที่เรียกว่า SIP2 ซึ่งจะดีกว่า การเขียนโปรแกรมเพื่อติดต่อ Hardware โดยตรง เพราะการสื่อสารแบบ SIP2 เป็นมาตรฐานสากลที่บริษัทผู้ผลิตต้องมีเพื่อรองรับอยู่แล้ว จึงจะไม่ผูกติดกับ Hardware ของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง
การนำระบบนี้มาใช้ ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการให้บริการยืมคืนด้วยตัวเอง เนื่องจากผู้ยืมจะต้องทำรายการยืมก่อน ระบบจะล้างสัญญาณกันขโมยให้เมื่อทำรายการยืมเสร็จ ผู้ยืมจึงสามารถนำหนังสือออกจากห้องสมุดได้ โดยเครื่องกันขโมยจะไม่ส่งสัญญาณเตือน ขณะที่ระบบแถบแม่เหล็กกันขโมยที่สอดไว้ในหนังสือแต่ละเล่ม ที่นิยมใช้กันในช่วงก่อนหน้านี้ จะไม่สามารถตอบโจทย์เรื่องการให้บริการยืมคืนด้วยตัวเองได้ เพราะขั้นตอนในการยืม และการล้างสัญญาณกับขโมย เป็นคนละขั้นตอนกัน จึงสามารถล้างสัญญาณได้ โดยไม่ต้องทำรายการยืมก็ได้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากอุปกรณ์ในระบบนี้ยังมีราคาค่อนข้างสูง หลักแสน หลักล้านบาท ทำให้การใช้ระบบนี้ยังไม่แพร่หลาย
บริษัทพัฒนาระบบนี้ขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกให้บรรณารักษ์ในการทำรายการยืมคืน จากที่ใดก็ได้ในห้องสมุด ซึ่งอาจจะเป็นที่โต๊ะทำงาน หรือกำลังจัดหนังสือขึ้นชั้น เป็นต้น โดยไม่จำเป็นต้องเดินไปที่เคาน์เตอร์ยืมคืน และสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถด้านต่างๆ ของโทรศัพท์ เช่นกล้องถ่ายรูป ซึ่งสามารถใช้ในการถ่ายรูปสมาชิก หรือการสแกนบาร์โค้ดเพื่อทำรายการยืมคืน, การใช้ฟังก์ชั่น Speech Recognition หรือความสามารถในการเปลี่ยนเสียงพูดเป็นตัวอักษร ของระบบโทรศัพท์ ที่ทำให้สามารถพูดชื่อสมาชิก หรือรหัสสมาชิก หรือเลขทะเบียนหนังสือ เพื่อให้โปรแกรมค้นหามาทำยืมคืนได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ ฯลฯ
อ่านเพิ่มเติม เกี่ยวกับระบบนี้ได้ที่ ระบบยืมคืนผ่านมือถือ – อยู่ตรงไหน ยืมคืนได้ที่ตรงนั้น ครับ
ระบบนี้ ทำงานเหมือนระบบสืบค้นบนเว็บบราวเซอร์แทบทุกประการ ยกเว้นการสืบค้นที่ถูกจำกัดเพียงแค่ 4 แหล่งค้นหลักที่นิยมค้นหาคือ ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง และหมวด แต่มีข้อได้เปรียบกว่าระบบสืบค้นผ่านเว็บ บราวเซอร์ คือ ผู้ใช้บริการสามารถใช้ประโยชน์จากฟังก์ชั่น Speech Recognition ของโทรศัพท์ ในการพูดคำที่ต้องการค้นหา แทนการพิมพ์ได้
ดูตัวอย่างหน้าจอทำงาน บางระบบ ได้ที่ ตัวอย่างหน้าจอ ครับ เป็นหน้าจอก่อนการอัพเดทนะครับ
บริษัทลงทุนลงแรงไปกับการพัฒนาระบบนี้ เนื่องจากมีอยู่บางช่วงในอดีต ที่หน่วยงานราชการ เมื่อต้องการจัดหาโปรแกรมห้องสมุด มักระบุให้มีระบบนี้ ในสเปคการจัดซื้อจัดหาโปรแกรม กล่าวเฉพาะลูกค้าที่ใช้โปรแกรม Digital Librarian เมื่อเห็นถึงธรรมชาติของความยุ่งยากของลงทะเบียนแบบ Marc เทียบกับความจำเป็นและประโยชน์ ก็ไม่มีรายใดยอมใช้เลย โดยใช้ระบบการลงทะเบียนแบบปกติแทน
สนใจเนื้อหาเกี่ยวกับ Marc21 อ่านที่เว็บไซต์ห้องสมุดรัฐสภาอเมริกัน (ภาษาอังกฤษ) ได้ที่ https://www.loc.gov/marc/bibliographic/
คำถามว่า ทำไมถึงมีการระบุคุณสมบัตินี้ ในการจัดซื้อจัดหา ได้รับคำตอบ 2 ข้อ คือ มีบริษัทมาเขียน TOR ให้ และเข้าใจหรือถูกทำให้เข้าใจว่า เมื่อลงทะเบียนรูปแบบนี้แล้วจะง่าย เพียงทำตาม Worksheet 1 แผ่น ที่บริษัทแจกให้ และจะถูกต้องตามมาตรฐานสากลด้วยตัวมันเองทันที ซึ่งเป็นความเข้าใจผิดอย่างมหันต์
อย่างไรก็ตาม ที่กล่าวมานี้ ไม่ได้เพื่อบอกว่า Marc หรือ การลงทะเบียนแบบ Marc ไม่ดีนะครับ ลองอ่าน เรื่องม๊าก (Marc) เรื่องมาก เพิ่มเติมได้ครับ
ระบบอีเมล์แจ้งผลการจองและทวงทรัพยากร เหตุผลดูที่นี่ ครับ
โปรแกรมห้องสมุด Smart Library เหตุผลดูที่นี่ ครับ
รายงาน เป็นผลที่ได้จากการทำงานในระบบต่างๆ ดังนั้น จึงไม่แยกออกมาแล้วเรียกเป็นระบบ เพราะมันเป็นสิ่งที่ต้องมีอยู่แล้ว เช่นในระบบลงทะเบียน ทันทีที่ลงทะเบียนหนังสือเล่มแรก ก็จะสามารถดูรายงานต่างๆ ได้ทันที อาทิ ทะเบียนหนังสือ, จำนวนวัสดุแยกตามประเภท, จำนวนแยกตามสถานะ ฯลฯ หรือเมื่อทำรายการยืมคืน ก็จะมีรายงานการยืมประจำวัน รายชื่อผู้ยืมมากที่สุด รายชื่อหนังสือ Top Hit ฯลฯ เกิดขึ้นทันที
เป็นเรื่องที่ต้องมีอยู่แล้ว ภายหลังการลงทะเบียนเสร็จ จะต้องพิมพ์บาร์โค้ดเพื่อไปติดสันหนังสือ ติดปกหนังสือ ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบลงทะเบียนหนังสือ เช่นเดียวกับงานพิมพ์บัตรสมาชิก ก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบสมาชิก
เป็นส่วนงานเสริมเล็กๆ มีจุดประสงค์เพื่อเก็บสถิติรายชื่อและจำนวนผู้เข้าใช้บริการในแต่ละวันเท่านั้น จึงไม่ได้ยกเป็นระบบงานหลัก
บริษัทพัฒนาระบบงานยืมคืน และระบบนับผู้เข้าใช้บริการให้รองรับระบบสแกนลายนิ้วมือมานานแล้วครับ แต่ไม่โปรโมทฟังก์ชั่นนี้ เพราะลูกค้าบางแห่งที่มีจำนวนสมาชิกห้องสมุดจำนวนมาก มีปัญหาเรื่องความล่าช้าในการใช้งาน เมื่อเทียบกับการสแกนบาร์โค้ด ซึ่งต้องยอมรับว่า ปัญหาหลักมาจากแนวคิดเดิมของบริษัท ที่ออกอาการคิดมาก จึงกำหนดให้สมาชิกแต่ละราย ต้องสแกนลายนิ้วมือหลายนิ้ว ป้องกันปัญหาลืมว่า สแกนนิ้วไหน, นิ้วที่สแกนหากสแกนไม่ได้เพราะมีแผล หรือมันเกินไป หรือแห้งเกินไป ยังสามารถใช้นิ้วอื่นเพื่อสแกนได้ เมื่อการใช้งานจริงเกิดปัญหา ลูกค้าให้เสียงตอบรับที่ไม่ดีนัก ที่ผ่านมาจึงไม่ได้ผลักดันระบบนี้ และหันไปพัฒนาระบบงานอื่นๆ
จนเมื่อทุกอย่างเริ่มเข้าที่ จึงได้รื้อระบบนี้ออกมาปัดฝุ่นอีกครั้ง โดยชั่งน้ำหนัก ข้อดีข้อเสีย ของการให้สแกนเพียงนิ้วเดียว กับประโยชน์ของการนำการสแกนลายนิ้วมือมาใช้ในการยืมหนังสือ และนับคนเข้าใช้บริการ โดยเฉพาะกรณีที่สมาชิกพกบัตร ก็ได้คำตอบว่า ประโยชน์ดูจะมีน้ำหนักมากกว่า จึงตัดสินใจปรับระบบให้สแกนเพียงนิ้วเดียว และปรับฟังก์ชั่นตรวจสอบลายนิ้วมือเป็นแบบใหม่ เพื่อให้การทำงานเร็วขึ้นด้วย
คุณสมบัติเด่นของ Digital Librarian ได้แก่
ฯลฯ
ตัวอย่างง่ายๆ เช่น หนังสือชื่อเรื่องนึง พิมพ์ชื่อผู้แต่งเป็น ประเวศ วะสี อีกชื่อเรื่องนึงพิมพ์ผิดเป็น ประเวศร์ วะสี เรื่องอื่นๆ อาจพิมพ์เป็น ประเวส วะสี, ประเวศื วะสี, ประเวศ์ วสี ฯลฯ เป็นต้น ปัญหาคือ เมื่อสมาชิกต้องการสืบค้นหนังสือที่แต่งโดย ประเวศ วะสี ก็จะไม่มีโอกาสได้พบหนังสือที่พิมพ์ชื่อผู้แต่งผิดเป็น ประเวศร์ วะสี, ประเวส วะสี, ประเวศื วะสี, ประเวศ์ วสี อะไรต่างๆ นานา นี้เลย ข้อผิดพลาดแบบนี้ จากประสบการณ์การแปลงข้อมูลจากโปรแกรมอื่น เพื่อเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม Digital Librarian พบว่า บางห้องสมุดมีมากอย่างไม่น่าเชื่อ ไม่เฉพาะชื่อผู้แต่ง ข้อมูลอย่างหัวเรื่อง คำสำคัญ ซึ่งใช้เป็นแหล่งสืบค้นหลัก ก็มีพิมพ์ผิดอยู่ไม่น้อย ที่พบมากที่สุดคือ สำนักพิมพ์ เช่นซีเอ็ด มีพิมพ์ผิดเกือบ 100 แบบ
ข้อผิดพลาดดังกล่าว จะเกิดกับโปรแกรมทั่วไป ที่ต้องคีย์ข้อมูลเหล่านี้ทุกครั้ง เช่น ไม่ว่าจะเคยคีย์ชื่อผู้แต่งประเวศ วะสี มากี่สิบกี่ร้อยรอบก็ตาม เมื่อจะลงทะเบียนหนังสือใหม่ ถ้าเป็นชื่อผู้แต่งท่านนี้ ก็ต้องคีย์ ประเวศ วะสี เต็มๆ อย่างนี้ทุกครั้ง
แต่หากเป็นโปรแกรมที่มีหลักการออกแบบระบบที่ถูกต้อง จะสามารถการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานี้ได้ไม่ต่ำกว่า 90% กล่าวคือ หากผู้ใช้งานเคยลงทะเบียนชื่อผู้แต่งใดไปครั้งหนึ่งแล้ว เมื่อจะลงทะเบียนหนังสือเล่มอื่นที่เป็นชื่อผู้แต่งเดียวกัน เพียงพิมพ์บางส่วนของชื่อเพื่อค้นหา เมื่อพบแล้วก็ดึงชื่อนั้นมาใช้ได้ ไม่ต้องคีย์ชื่อนามสกุลจนครบทั้งหมด โอกาสผิดพลาดจึงลดลงไปมาก ข้อผิดพลาดราว 10% ที่ยังอาจเกิดขึ้น จะเป็น Human Error แบบโชคร้ายสุดๆ คือพิมพ์ชื่อตอนค้นหาผิด แถมเวลาเพิ่มเป็นชื่อผู้แต่งใหม่ ก็ยังพิมพ์ผิดอีก เป็นต้น
วิธีการนี้ แม้จะฟังดูดี เพราะนอกจากลดความผิดพลาดข้างต้นทำให้สมาชิกค้นพบหนังสือที่ต้องการแล้ว ยังช่วยลดแรงลดเวลาในการต้องคีย์ชื่อ นามสกุลเต็มๆ ทุกครั้ง แต่ปัญหาที่ตามมาคือ แล้วหากยังไม่เคยมีการคีย์ผู้แต่งชื่อนี้อยู่เลยจะทำอย่างไร ต้องไม่ลืมว่า การจะใส่ชื่อผู้แต่งด้วยวิธีการนี้ (ในบางโปรแกรม)จะเริ่มจากการกดปุ่มค้นหา เพื่อเปิดหน้าจอเล็กๆ ขึ้นมา แล้วคีย์บางส่วนของชื่อผู้แต่ง เพื่อค้นหา ถ้าพบก็เลือกมาใช้ แล้วปิดหน้าจอ อันนี้ถือว่าโชคดี แต่ถ้าไม่พบ ผู้ใช้จะต้องกดปุ่มเพิ่ม พิมพ์ชื่อและนามสกุลผู้แต่งจนครบ แล้วเลือกนำไปใช้....
ยุ่งยากนะครับ! ถึงตรงนี้ บางท่านอาจบอกว่า เอาแบบแรกดีกว่ามั๊ย คีย์ชื่อ นามสกุลทั้งหมดทุกครั้งก็ได้ ไม่ต้องกดปุ่มโน้น กดปุ่มนี้ เปิดปิดหน้าจอโน้น หน้าจอนี้ เดี๋ยวจับเม้าส์คลิ๊ก เดียวพิมพ์ สลับไปมาจนวุ่นวาย ฯลฯ
ปัญหานี้ ทางบริษัทคิดมาตั้งแต่เริ่มทำโปรแกรมนี้แล้วครับ ที่คิดได้เพราะคิดแบบใจเขา ใจเรา ให้โปรแกรมเมอร์สมมติตัวเองเป็นบรรณารักษ์ จะทำอย่างไรให้ตัวเองสบายที่สุด ให้คิดแบบทำเองใช้เอง จนในที่สุด ก็ได้วิธีการที่ถือได้ว่าดีที่สุด และกลายเป็นหนึ่งในจุดขายสำคัญของโปรแกรมนี้ เพราะนอกจากลูกค้าจะเห็นถึงความง่ายในการทำงานส่วนนี้แล้ว ยังเห็นถึงความตั้งใจของบริษัทในการพัฒนาโปรแกรม เพื่อให้ออกมาดีที่สุด และใช้งานง่ายที่สุด ไม่ใช่ทำโปรแกรมแบบสุกเอาเผากิน
การแก้ปัญหา บอกได้คร่าวๆ ครับว่า ไม่ว่าจะเคย หรือไม่เคยลงข้อมูลชื่อผู้แต่งท่านนั้นมาแล้วหรือไม่ก็ตาม ขั้นตอนการใส่ชื่อผู้แต่งจะแทบไม่แตกต่างกัน แถมการอัพเดทโปรแกรมในช่วงต่อมา ยังเปิดให้ผูกเลขผู้แต่งไว้กับชื่อผู้แต่งด้วย ทำให้ไม่ต้องใส่เลขผู้แต่งเองเลยอีกตลอดไป ไม่ว่าจะเป็นแบบใส่เลขจริง เช่น ว123พ หรือ ว - พ ก็ตาม
นอกจากชื่อผู้แต่ง ข้อมูลอย่างหัวเรื่อง สำนักพิมพ์ คำสำคัญ ชื่อชุด ซึ่งมักจะพบซ้ำๆ กัน ก็จะใช้วิธีการลงทะเบียนแบบเดียวกันนะครับ
เรื่องการแก้ไขข้อผิดพลาด ยกไปเป็นคำถามถัดไปนะครับ.
การแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมทั่วไป จะเป็นการแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาด โดยการแก้ไขทีละเล่มๆ เช่นหากพบว่า มีการพิมพ์ชื่อเรื่องผิดเช่น กฏหมาย.... (ใช้ ตอ-ปะ-ตัก สะกด) แทนที่จะเป็น กฎหมาย..... (ดอ-ชะ-ดา สะกด) ก็ต้องเปิดหน้าลงทะเบียน เลือกค้นหาชื่อเรื่อง แก้ไขคำที่ผิด แล้วบันทึก ซึ่งก็ดูไม่ยุ่งยาก
แต่หากต้องการตรวจสอบว่า มีหนังสือชื่ออื่นที่ผิดอย่างนี้หรือไม่ ก็ต้องทำการค้นหา ถ้าพบว่ามีผิดเป็น 10 เรื่อง 100 เรื่อง ก็ต้องแก้ไขทีละรายการ ด้วยวิธีข้างต้นทั้ง 10 เรื่อง 100 เรื่อง
แต่สำหรับ Digital Librarian ซึ่งให้ความสำคัญกับความถูกต้องของข้อมูล (โดยเฉพาะข้อมูลที่ถูกใช้ในการสืบค้น เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง หมวดหมู่ ฯลฯ) ได้ออกแบบหน้าจอ สำหรับค้นและแก้ไขข้อมูล ตามชนิดข้อมูลในคราวเดียวกัน คือ สามารถคีย์คำที่ต้องการค้นหา และคำที่ต้องการแทนที่ ให้โปรแกรมจัดการแก้ไขให้ทั้ง 10 เรื่อง 100 เรื่อง หรือแม้แต่ 1,000 เรื่อง 10,000 เรื่อง ได้ในคราวเดียวกัน
วิธีการนี้ เหมือนกับการค้นหาและแทนที่คำในโปรแกรมเช่น Mocrosoft word ครับ เราเรียกว่า การแก้ไขคำ
แต่มีข้อมูลอีกประเภทหนึ่งที่จะใช้วิธีการแก้ไขคำไม่ได้ ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง คำสำคัญ สำนักพิมพ์ ชื่อชุด ฯลฯ หากแก้ไขด้วยวิธีแก้ไขคำแบบข้างต้น จะทำให้มีข้อมูลเหมือนกันซ้ำๆ กันจำนวนมาก เช่นจะหาผู้แต่งชื่อประเวศ วะสี เมื่อแก้ไขด้วยวิธีแก้ไขคำ ก็จะมีรายชื่อผู้แต่งประเวศ วะสี เพิ่มมาตามจำนวนที่แก้ แต่ละรายการ ก็จะแสดงรายชื่อหนังสือของใครของมัน ซึ่งที่ถูกต้องควรมีชื่อเดียวและรวมรายชื่อหนังสือที่แต่งโดยประเวศ วะสี มาแสดงในที่เดียวกัน
การแก้ไขข้อมูลลักษณะนี้ จึงจะใช้วิธี โยกข้อมูลรายชื่อหนังสือที่ใช้ชื่อผู้แต่งที่ผิดไปรวมไว้กับชื่อผู้แต่งที่ถูก แล้วลบชื่อผู้แต่งนั้นออกจากสารบบ การทำทั้ง 2 อย่างนี้ทำในขั้นตอนเดียว ทำซ้ำจนเหลือชื่อผู้แต่งที่ถูกต้องเพียงชื่อเดียว ก็เป็นอันเสร็จสิ้น เราเรียกว่าวิธีการแก้ไขแบบนี้ว่า การย้ายรวมข้อมูล
ทั้ง 2 วิธีการ ทำให้ไม่ต้องเปิดไล่แก้ไขข้อมูลทีละรายการๆ แบบโปรแกรมทั่วๆ ไป
จำเป็นมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าระบบไม่มีการป้องกันการนำเข้าข้อมูลที่ผิดพลาด และเท่าที่ทราบจะมีเพียงบางระบบงานขนาดใหญ่บางระบบเท่านั้น ที่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้
Digital Librarian ได้พัฒนาระบบ Marc ภายใต้มาตรฐาน Marc21 ซึ่งเป็น Marc ที่พัฒนาจาก US Marc และ Canmarc โดยแสดงรายการ Tag และ Subfield เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับบรรณารักษ์ในการลงรายการ พร้อมระบบการ Import Marc เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่ระบบและใช้งานได้ทันที รวมถึงการ Export Marc คุณสมบัติ ประโยชน์ และรายละเอียดเพิ่มเติม ท่านสามารถสอบถามได้จากฝ่ายขายของบริษัท
แม้มีเพียงเครื่องเดียวก็ใช้งานได้ สำหรับสเปคขั้นต่ำของเครื่อง เอาเป็นว่า ขนาดสเปคดึกดำบรรพ์ เมื่อเกือบ 20 ปีที่แล้วเช่น ความเร็ว CPU 250 MHz หน่วยความจำ 64 M ขึ้นไป ใช้ระบบปฏิบัติการ Window98 ก็ยังสามารถใช้งานได้ เครื่องที่สเปคต่ำสุดในยุคนี้ ก็ต้องใช้งานได้เช่นกัน
กรณีที่โปรแกรมเดิมไม่มีการล็อคฐานข้อมูล หรือให้ Export ข้อมูลออกมาได้ บริษัทจะแปลง (Convert) ข้อมูลเข้าระบบใหม่ได้ แต่หากโปรแกรมเดิมล็อคฐานข้อมูล ต้องให้เจ้าของโปรแกรมเดิมปลดล็อคฐานข้อมูล หรือ Export ข้อมูลออกมาก่อน (ต้องเตรียมใจ เตรียมสตางค์ไว้ เพราะบางราย จะเรียกเก็บค่าบริการก่อนจากลาเป็นครั้งสุดท้าย)
สำหรับ ระยะเวลาการแปลงข้อมูล ขึ้นอยู่กับปริมาณของข้อมูล และความซับซ้อนของข้อมูลเดิม โดยปกติหากเป็นข้อมูลที่ใช้กับโปรแกรมเล็กๆ จะใช้เวลาในการแปลง ข้อมูลประมาณ 1-3 วัน แต่หากเป็นข้อมูลที่ใช้กับระบบใหญ่ จะใช้เวลาราว 3-7 วัน ซึ่งเมื่อแปลงข้อมูล และติดตั้งข้อมูลใหม่เสร็จ ก็สามารถเริ่มใช้งานระบบได้ทันที
แต่หากมีข้อมูลเดิมในรูป Marc หากเป็น Marc21 หรือ US Marc หรือ CanMarcที่ถูกต้อง ก็สามารถ Import เข้าระบบได้ หากเป็นระบบ Marc อื่น เจ้าหน้าที่บริษัท จะตั้งค่าตัวเลขบางตัวเพื่อนำข้อมูลเข้าระบบ
ความถูกต้องของข้อมูลมากน้อยขึ้นอยู่กับข้อมูลเดิม ถ้าข้อมูลเดิมผิดน้อย ข้อมูลใหม่ก็ผิดน้อยด้วย การแปลงข้อมูลเหมือนกับการ Copy มาใช้งานเท่านั้น
จริงๆ ระบบถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย อย่างที่กล่าวไว้ในคำถามต้นๆ การเริ่มคีย์ข้อมูลเอง ช่วงแรกอาจดูจะลำบาก แต่เมื่อลงไปได้ระยะหนึ่งแล้ว จะเริ่มง่ายขึ้น เพราะข้อมูลเช่นชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง คำสำคัญ จะเริ่มมีมากขึ้น ทำให้ไม่ต้องคีย์ชื่อเดิมๆ หัวเรื่องเดิมๆ จนหมดอีกต่อไป ลูกค้าที่มีจำนวนหนังสือไม่มาก จึงยินดีที่จะลงรายการข้อมูลเอง
อย่างไรก็ดี โปรแกรมมีระบบการนำเข้าข้อมูลตามมาตรฐาน Marc21 ซึ่งท่านสามารถค้นหาข้อมูลหนังสือจากเว็บห้องสมุดที่เปิดให้ค้นและ Export ข้อมูลในรูปแบบ Marc21 ออกมาแล้วนำเข้าข้อมูลที่พบในระบบได้ แต่ห้องสมุดที่เปิดให้ค้นและ Export มีน้อย ส่วนใหญ่เป็นห้องสมุดมหาวิทยาลัย ซึ่งรายการหนังสืออาจไม่ตรงกับหนังสือส่วนใหญ่ที่ห้องสมุดท่านมีอยู่
ขึ้นอยู่กับความต้องการและงบประมาณ ที่แนะนำคือเครื่องพิมพ์เพื่อพิมพ์รายงาน พิมพ์สติ๊กเกอร์ เครื่องสแกนบาร์โค้ด เครื่องสแกนลายนิ้วมือ กล้องถ่ายภาพสมาชิก ซึ่งอาจใช้กล้องแบบ Webcam เครื่องสแกนเนอร์ สำหรับสแกนปกหนังสือ แต่ทั้งหมดนี้ท่านอาจมีหรือไม่มีก็ได้
ได้ โดยพิมพ์ได้ทั้งบนบัตรสมาชิกห้องสมุด หรือบัตรประจำตัวพนักงาน บัตรประจำตัวนักเรียน นักศึกษา กับพิมพ์ลงบนสติ๊กเกอร์ เพื่อใช้ติดหนังสือ
ถามว่า จำเป็นไหม ต้องบอกว่า ไม่จำเป็น แต่ถ้าถามว่า ควรมีไหม แน่นอนว่า ควรมี เพราะจะทำให้การให้บริการยืมคืนทำได้ง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องคีย์เลขทะเบียนสมาชิก และเลขทะเบียนหนังสือ ไม่ต้องลบเมื่อเวลาคีย์ผิด ทำให้การให้บริการทำได้สะดวกและรวดเร็ว