จะเลือกซื้อโปรแกรมอย่างไร คำตอบคือต้องดู 2 อย่างครับ 1. ดู Demo แต่ละที่ที่สนใจครับ ดูให้ละเอียด ให้เห็นถึงความแตกต่าง สงสัยตรงไหนให้สอบถามทันที อย่าคิดไปเองครับว่า โปรแกรมห้องสมุดก็เหมือนๆ กัน ขอให้ค้นหาได้ ยืมคืนได้ก็พอ เพราะจริงๆ แล้ว แต่ละโปรแกรมจะแตกต่างกันที่ความยากง่าย ความซับซ้อน ความครอบคลุม ความยืดหยุ่นในการใช้งาน อย่าลืมว่า ท่านต้องใช้โปรแกรมเกือบทุกวัน ถ้าซับซ้อนยุ่งยาก ก็จะไม่มีความสุขในการทำงาน หลายคนมองข้ามเรื่องความยืดหยุ่น และครอบคลุมเนื้องาน กว่าจะรู้ว่าโปรแกรมไม่ได้ตอบสนอง เรียกว่าไม่ได้ดังใจ ก็สายไปแล้ว
ที่สำคัญให้ระลึกไว้เสมอว่า ท่านกำลังหาโปรแกรม ราคาเรือนหมื่นเรือนแสนมาใช้งานนะครับ จะเลือกแบบเลือกร้านอาหารแบบเห็นคนเยอะ หรือเพื่อนบอกว่าอร่อยคงไม่ดีแน่ ร้านอาหารถ้าไม่อร่อยเรายังพอปรุงรสเองได้ ปรุงแล้วยังไม่แซ่บ วันหลังไม่มาก็จบ แต่สำหรับโปรแกรม ซื้อแล้วต้องทนใช้อีกนานเป็นปีๆ จะปรับ จะปรุงเองก็ไม่ได้
แถมสิ่งที่เลือกจะมีผลกระทบกับ 3 กลุ่มหลักๆครับ คือองค์กรรวมถึงผู้บริหาร ผู้ให้บริการ และผู้ใช้บริการ คือถ้าไม่ดี ทั้ง 3 ส่วนนี้ก็จะได้รับผลไปด้วย
โปรแกรมที่ดีต้องมีรายละเอียดเหมือนคนขี้จุกจิกครับ แบบอันนี้น่าจะเป็นอย่างนั้น อันนั้นน่าจะเป็นอย่างนี้ ฯลฯ เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ที่หลากหลาย เช่นการกำหนดเงื่อนไขการยืมคืน บางที่จะให้สมาชิกทุกประเภทมีสิทธิ์ยืมเหมือนกันหมดก็มี ต่างกันก็มี, โควต้าการยืมให้ยืมหนังสือ นวนิยาย โสตฯ แบบนับรวมก็มี แบบอยากให้แยกก็มี, สมาชิกถ้าค้างส่งหนังสือเกินกี่วัน ไม่ให้ยืมเพิ่มก็มี บางที่ไม่กำหนดก็มี เช่นเดียวกับค่าปรับ ถ้าค้างมากกว่าเท่านั้นเท่านี้ จะไม่ให้ยืมก็มี, บางที่อยากให้มีการติ๊กแบล็กลิสต์ สำหรับสมาชิกที่ยืมแล้วคืนยาก ให้ตัดสินใจหน้างานว่าจะให้ยืมหรือไม่ก็มี, ถ้าลืมบัตรสมาชิก บางที่ไม่ยอมให้ยืม บางที่ให้ยืมก็มี ก็ต้องทำให้มีฟังก์ชั่นค้นจากชื่อสมาชิกบนหน้าจอยืมคืน, บางที่อยากให้โปรแกรมยอมให้แก้ไขกำหนดส่งคืนเป็นเคสๆ ก็มี, บางที่อยากได้ระบบผ่อนชำระค่าปรับได้ ลดค่าปรับได้ ไม่ปรับเลย ก็มีฯลฯ
เรื่องจุกจิกเหล่านี้โปรแกรมที่ดีต้องมีรองรับ ต้องให้ผู้ใช้ตัดสินใจกำหนดเงื่อนไขและทำได้เอง แต่ที่สำคัญยิ่งกว่า คือโปรแกรมต้องรับและจัดการความจุกจิกนี้ไว้เป็นภาระของตัวเอง ไม่ใช่โยนให้เป็นภาระของผู้ใช้โปรแกรม
- ดูการให้บริการหลังการขายครับ คงต้องเช็คจากลูกค้าแต่ละที่ครับว่า หลังจากบริษัทได้เงินไปแล้ว การบริการเป็นอย่างไร เรื่องนี้สำคัญมากนะครับ เพราะมีหลายที่ที่มีปัญหา ทำให้ใช้โปรแกรมไม่ได้ หรือได้ไม่ดีอย่างที่ควรจะเป็น เรื่องเล่าประสบการณ์เลวร้าย ถึงขั้นคนทำงานเครียดจนจะร้องไห้ เครียดกันเป็นปีๆ ยังคงเป็นจริง และมีอยู่จนถึง พ.ศ. นี้ (2564) นะครับ
- การรองรับงานอนาคต (บอกมี 2 ข้อ ข้อนี้ถือว่าแถมนะครับ เพราะไม่ใช่ปัจจัยสำคัญอะไรมากมายนัก) คือ อยากให้ดูว่าโปรแกรมเตรียมอะไร เพื่อเป็นการรองรับแนวโน้มอนาคตไว้บ้าง อย่าซื้อโปรแกรมมาเพื่อทำแบบที่คนอื่นๆ ทำได้เมื่อหลายๆ ปีที่แล้ว ถัดจากนี้ไป วิธีการทำงานควรต้องเปลี่ยนไป ตามแนวโน้มของเทคโนโลยี เพื่อให้บริการในเชิงรุกไม่ใช่ตั้งรับแบบที่ผ่านมาครับ
