Home » Highlight » ต้องใช้ระบบอะไรบ้าง

ต้องใช้ระบบอะไรบ้าง

 

cat_ss

สำหรับผู้ที่มองหาโปรแกรมห้องสมุด ไม่ว่าจะเป็นบรรณารักษ์ก็ดี ฝ่ายไอทีก็ดี หรือบริษัท ห้าง ร้านที่ต้องการนำไปเสนอให้ลูกค้าก็ดี คำถามที่อยู่ในใจคือ จะใช้โปรแกรมอะไรดี ต้องใช้ระบบอะไรบ้าง อะไรจำเป็นอะไรไม่จำเป็น ทำอย่างไรจึงจะไม่ถูกหลอก หรือชักจูงให้เชื่อ หรือเข้าใจอะไรผิด เช่น ซื้อมาแล้วใช้ไม่ได้ ไม่ได้ใช้ ในบทความนี้ จึงจะขอกล่าวถึงระบบงานของโปรแกรมห้องสมุดในภาพรวม เพื่อให้พิจารณาว่า จะใช้หรือไม่ใช้ จำเป็นหรือไม่อย่างไร

ระบบงานโปรแกรมห้องสมุด โดยพื้นฐานจะมีอยู่ 3 ระบบหลัก คือลงทะเบียน สืบค้น และยืมคืนกับอีก 2 ระบบเสริม คือ ระบบสมาชิก และระบบสำรองข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้ระบบหลัก

ระบบลงทะเบียนสื่อ หรือ Cataloging เป็นระบบสำหรับกรอกข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือทั้งหลายเข้าไป ไม่ว่าจะเป็น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง ปีที่พิมพ์ พิมพ์ครั้งที่ จำนวนหน้า หมวดหมู่ ราคา เป็นต้น ระบบนี้โดยพื้นฐานสามารถลงทะเบียนสื่อได้ทุกประเภท ทั้งตีพิมพ์ ไม่ตีพิมพ์ เช่น DVD, VCD, สไลด์ แม้แต่ไฟล์ E-book ตลอดจนถึงการลงทะเบียนสิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง อย่างวารสาร ซึ่งพอจะกล้อมแกล้มใช้ได้ แม้จะไม่สะดวกหรือเหมาะสมเท่าใดนัก

หลังการกรอกข้อมูล สิ่งที่ได้จากระบบนี้คือ บัตรรายการ ข้อมูลสันหนังสือ และบาร์โค้ดสำหรับติดหนังสือ รายงานต่างๆ อาทิ หนังสือใหม่ จำนวนหนังสือที่มีทั้งหมด แยกตามหมวดหมู่ จำนวนทรัพยากร แยกตามประเภทวัสดุเป็นต้น

ระบบสืบค้น หรือ OPAC เพื่อให้สมาชิกค้นหาว่า หนังสือที่ต้องการมีอยู่หรือไม่ โดยพื้นฐานอย่างน้อยต้องค้นได้จากชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง สำนักพิมพ์ ISBN เลขหมู่ ปัจจุบันการสืบค้น หลายโปรแกรมเสนอการสืบค้นแบบ WebOPAC ซึ่งก็คือการสืบค้นผ่านหน้าเว็บ เป็นมาตรฐาน เพราะมีข้อดีหลายอย่าง ดังจะกล่าวต่อไป
ระบบยืมคืน หรือ Circulation สำหรับให้บริการยืม และคืน ทรัพยากร โดยโปรแกรมจะตรวจสอบเงื่อนไขการให้ยืมคืน ตามที่ได้มีการตั้งค่าไว้ เช่นสมาชิกประเภทใด จะยืมทรัพยากรประเภทใด ได้กี่รายการ กี่วัน รวมถึงตรวจสอบว่า วันกำหนดส่งคืน ตรงกับวันหยุดหรือไม่ ยืมเกินโควต้าหรือไม่ มีคิวจองหรือไม่ เป็นต้น ในกรณีคืน โปรแกรมจะตรวจสอบว่า ส่งคืนเกินกำหนดหรือไม่ หากเกินจะคำนวณค่าปรับจากเงื่อนไขที่ได้ตั้งไว้ เช่นกัน
สิ่งที่ได้จากระบบยืมคืน คือรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น รายชื่อผู้ค้างส่งคืน รายชื่อผู้ที่ยืมมากที่สุด รายชื่อผู้ค้างค่าปรับ รายงานการยืม รายการการคืน ทรัพยากรที่ถูกยืมมากที่สุด รายงานการยืมแยกตามหมวด เป็นต้น

ระบบเสริม
ระบบสมาชิก (Patron) เพื่อจัดการข้อมูลสมาชิก เช่นชื่อ นามสกุล รหัสสมาชิก ประเภทสมาชิก ที่อยู่ วันหมดอายุสมาชิก เพื่อใช้ประกอบระบบยืมคืนจอง
ระบบสำรองฐานข้อมูล (Backup) เพื่อสำรองข้อมูล กรณีที่ข้อมูลปัจจุบันมีปัญหา จะสามารถนำข้อมูลที่สำรองกลับมาใช้ได้ บางฐานข้อมูลเช่น SQL Server ถ้ามีระบบที่ดีอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องมีระบบนี้ แต่บางฐานเช่น MySQL การสำรองจะยุ่งยาก บางโปรแกรม (เช่น Digital Librarian) จึงมีเมนูเพื่อให้ผู้ใช้ทำสำรองข้อมูลด้วยวิธีง่ายๆ ด้วยตัวเอง
ทั้ง 5 ระบบนี้ จะเป็นระบบพื้นฐาน ซึ่งครอบคลุมงานห้องสมุดทุกห้องสมุด ไม่ว่าจะใหญ่เล็กขนาดไหนก็ตาม โปรแกรมทุกโปรแกรม ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมที่ให้ใช้ฟรี จนถึงโปรแกรมที่มีราคาเป็นล้านๆ ต้องมีระบบเหล่านี้เป็นพื้นฐาน

ถึงตรงนี้ บางท่านอาจสงสัยว่า แล้วอะไรคือความแตกต่างของโปรแกรม สิ่งที่แตกต่างคือ คุณสมบัติในรายละเอียด ความสามารถในการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน ความยากง่ายในการเรียนรู้ ความยากง่ายในการใช้งาน ความยากง่ายในการแก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ตลอดจนถึงบริการหลังการขาย เป็นต้น ซึ่งสิ่งต่างๆ เหล่านี้มีผลกับคุณภาพการใช้บริการ เวลาและแรงที่ต้องใช้ในการทำงาน หรือในการแก้ไขปัญหาจุกจิก ฯลฯ

เพื่อให้ได้ภาพที่ชัดเจน ขอยกตัวอย่างการพิมพ์รายงานเล่มหนึ่ง เทียบการใช้เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ดีดไฟฟ้า ใช้คอมพิวเตอร์ โดยใช้โปรแกรม Notepad หรือ Wordpad หรือ Microsoft Word แต่ละวิธีได้งานเป็นรายงานเหมือนกัน แต่ความยากง่าย ความสะดวก รวดเร็ว ความสวยงาม การย่อหน้า ทำตัวหนา กำหนดสี หรือแม้แต่การแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ฯลฯ ทำได้ในระดับที่แตกต่างกัน

สำหรับระบบอื่นๆ จำเป็นต้องใช้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับความต้องการของห้องสมุด

ระบบที่ใช้กันบ่อยๆ ได้แก่

1. ระบบมัลติมีเดีย (Multimedia) เป็นการจัดการเกี่ยวกับไฟล์มัลติมีเดียทั้งหลายในระบบครับ เช่นปกหนังสือ รูปสมาชิก E-book ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง ฯลฯ เทรนด์หรือแนวโน้มปัจจุบันจะใช้งานนี้มากขึ้น เพราะผู้ใช้บริการสืบค้น สามารถจะเปิดดู อ่าน ฟัง มัลติมีเดียที่บรรณารักษ์ใส่เข้าไปได้ทันที จากหน้าจอคอมพิวเตอร์

2. ระบบลงทะเบียนวารสาร (Periodical) โปรแกรมห้องสมุดที่มีมาตรฐานสูง จะแยกระบบวารสาร ออกจากการลงทะเบียนสื่ออื่นๆ เพราะหนังสือหรือสื่ออื่นๆ แต่ละชื่อ จะจบที่ตัวของมันเองแม้จะมีเล่ม 1 เล่ม 2 ก็ตาม ขณะที่วารสาร 1 ชื่อเรือง จะมีฉบับปลีก ออกตามมาตามวาระ เช่น นักเลงรถ ปีที่ 1 ฉบับที่ 1 นักเลงรถ ปีที่ 1 ฉบับที่ 2 ต่อไปเรื่อยๆ ไม่มีกำหนดสิ้นสุด การจัดการเพื่อลงทะเบียน จึงต้องสอดคล้อง เพื่อรอรับวารสารฉบับที่จะออกตามมา ให้สะดวกที่สุด โดยการเตรียมชื่อและฉบับที่ไว้

นอกจากนี้ ในวารสารแต่ละฉบับ ก็มีเนื้อหาที่แตกต่างๆ หลากหลาย การลงทะเบียนแบบเดียวกับหนังสือ ไม่สามารถให้รายละเอียด ลงลึกถึงแต่ละเนื้อหานั้นได้ ขณะที่หากใช้ระบบวารสารร่วมกับดัชนีวารสาร (ซึ่งจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป) จะทำให้สามารถลงทะเบียนเนื้อหาที่น่าสนใจ ให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นได้

อีกประการหนึ่ง เนื่องจากห้องสมุดจะได้รับวารสาร แต่ละฉบับ เป็นวาระๆ การจัดการเรื่องค่าบอกรับสมาชิกวารสาร การติดต่อตัวแทนจำหน่าย การตรวจสอบว่า วารสารฉบับใดได้รับหรือไม่ได้รับ การทำรายงานสรุป จึงเป็นเรื่องสำคัญ เป็นต้น

อย่างไรก็ดี ข้อพิจารณาว่า ควรจะใช้ระบบวารสารหรือไม่ กลับอยู่ที่ความต้องการของห้องสมุดว่า ต้องการเก็บวารสารไว้นานหรือไม่เป็นหลัก กล่าวคือ หากห้องสมุดมีพื้นที่จำกัด ต้องจำหน่ายวารสารฉบับเก่าออกทุกปี ก็มักจะไม่ใช้ระบบนี้ โดยอาจใช้ระบบจัดการ แบบ Manual แบบเดิมคือเมื่อได้รับการเช็คในบัตรเหลือง หรืออาจเลี่ยงไปลงทะเบียนในระบบลงทะเบียนหนังสือแทน (โดยระบุชื่อเรื่อง เป็นชื่อวารสาร ร่วมกับ ปีที่ ฉบับที่เดือน .ปี . ตามรูปแบบของวารสาร)

อนึ่ง บางโปรแกรมที่ระบุว่า มีระบบลงทะเบียนวารสาร ก็มักจะให้ลงทะเบียนด้วยวิธีนี้ ซึ่งห้องสมุดใด ที่ต้องการใช้ระบบวารสารที่แท้จริง เพื่อให้ตอบสนองการทำงาน จะไม่ได้รับความสะดวก เมื่อเทียบกับวิธีการลงทะเบียนวารสารในโปรแกรมที่มีมาตรฐาน

3. ระบบดัชนีวารสาร (Journal Indexing) เป็นดึงข้อมูลบทความหรือเนื้อหาที่เห็นว่าน่าสนใจ ของวารสารฉบับนั้นๆ มาลงทะเบียนในฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้ที่สนใจเรื่องนั้นๆ สามารถสืบค้นได้ ข้อมูลที่ดึงมาลงทะเบียนได้แก่ ชื่อบทความ ชื่อผู้แต่ง สาระสังเขป หน้า จำนวนหน้า เป็นต้น ระบบนี้ จะเป็นระบบที่ต่อยอดมาจากระบบวารสาร หากไม่มีระบบวารสารก็จะใช้ไม่ได้

การพิจารณาว่า ควรจะใช้ระบบนี้หรือไม่ จะดูจากการจัดเก็บวารสารเช่นเดียวกัน หากเก็บวารสารไว้ไม่นานนัก ก็ไม่ควรใช้ระบบนี้ โดยอาจเลี่ยงไปใช้วิธี ตัดเอาบทความหรือเนื้อหาที่น่าสนใจ จัดทำเป็นกฤตภาค และลงทะเบียนในระบบลงทะเบียนหนังสือ เลือกประเภทวัสดุเป็นกฤตภาคก็ได้

4. ระบบสืบค้นผ่านเว็บ (WebOPAC) แตกต่างจากระบบสืบค้นผ่านเครือข่าย Lan แบบ Client-Server ที่เรียกว่า OPAC กล่าวคือระบบOPAC จะต้องติดตั้งโปรแกรมกับทุกเครื่องที่ต้องการให้สืบค้นได้ ขณะที่ระบบ WebOPAC หรือ WebPAC ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงให้เครื่องนั้น เชื่อมต่อมายังเครื่องแม่ (Server) ได้ ก็สืบค้นได้ ไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อแบบ Intranet (คือภายในองค์กรผ่านเครือข่าย Lan) หรือแบบ Internet ก็ตาม

จะเห็นได้ว่า OPAC จะมีข้อจำกัดมากกว่า เพราะจะค้นผ่าน Internet ไม่ได้ ขณะที่ WebOPAC นอกจากจะสืบค้นได้ ยังมีรูปแบบหน้าจอการทำงานที่เป็นสากล ผู้ที่เคยใช้ Internet จะสามารถใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องสอน

บางท่านสงสัยว่า หากไม่ต้องการให้บุคคลภายนอกสืบค้นได้ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ WebOPAC ก็ได้ใช่หรือไม่ จริงๆ แล้ว สามารถจำกัดให้สืบค้นเฉพาะภายในองค์กรเป็นแบบ Intranet ได้ การกำหนดให้เป็น Internet หรือ Intranet ขึ้นอยู่กับความต้องการของทางห้องสมุด และความพร้อม ส่วนโปรแกรมโดยทั่วไป จะใช้ได้ทั้ง 2 รูปแบบ โดยไม่มีผลกับเรื่องของราคา

นอกจากนี้ หากใช้ OPAC ทุกเครื่องที่จะสืบค้นต้องลงโปรแกรม จึงมีค่าใช้จ่ายในเรื่องสิทธิ์การใช้งาน (ที่มักระบุว่าใช้ได้ไม่เกินกี่เครื่อง มีภาระเรื่องการดูแลรักษาระบบ เพราะเครื่องอาจมีปัญหา เมื่อมีเครื่องที่ใช้งานมาก ความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาก็มากขึ้นตามไปด้วย) ขณะที่ WebOPAC ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม ดังนั้น จะใช้งานกี่เครื่องก็ได้ อยู่ห้องไหน หรือส่วนไหนของหน่วยงาน ก็สามารถใช้งานได้

ยังมีระบบอื่นอีก เช่นระบบ RFID ระบบงบประมาณและจัดหา ระบบ SDI ซึ่งส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้ เนื่องจากปัญหาด้านราคา ทั้งอุปกรณ์และราคาซอฟต์แวร์ โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นทำงาน ระบบเหล่านี้ก็เช่นกัน หากต้องการใช้สามารถจัดซื้อ จัดหาเพิ่มเข้าไปได้ในภายหลัง

คำถามฮิต สำหรับโปรแกรม Digital Librarian ได้แก่

สามารถพิมพ์บาร์โค้ดติดหนังสือ และทำบัตรสมาชิกได้หรือไม่
ตอบว่า ได้ครับ ระบบลงทะเบียนสื่อจะมี เรื่องการพิมพ์พวกนี้อยู่แล้ว รวมถึงการพิมพ์รายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น จำนวนทรัพยากรแยกตามประเภทวัสดุ แยกตามหมวด เป็นต้นเช่นเดียวกับระบบยืมคืน ที่จะมีรายงานประเภท รายงานการยืม รายการทรัพยากรที่ถูกยืมมากที่สุด ผู้ยืมมากที่สุดที่เรียกว่า ยอดนักอ่าน ฯลฯ เป็นต้น

ไม่มีเครื่องสแกนบาร์โค้ด ใช้โปรแกรมได้ไหม
ได้ครับ โดยการคีย์รหัสสมาชิกแล้วกด Enter หรือสำหรับโปรแกรมนี้ สามารถคีย์ชื่อสมาชิกได้เลย แต่การมีเครื่องสแกนจะสะดวกกว่า เพราะทำให้ยืมคืนได้เร็ว ลดโอกาสที่คีย์ผิดส่วนที่ให้คีย์ชื่อสมาชิกได้เลย จะมีประโยชน์กรณีที่ลืมนำบัตรมายืม และลืมรหัสสมาชิก หรือผู้ใหญ่ในองค์กร ฝากคนมายืม ฯลฯ

ปัจจุบัน เครื่องสแกนบาร์โค้ด ราคาถูกลงมากแล้วครับ ช่วงก่อนหน้านี้ ยี่ห้อเดียวกัน รุ่นเดียวกันเคยซื้อร่วมหมื่น ปัจจุบัน เหมือนเพียง 4-5 พันบาทเท่านั้นครับ รุ่นที่ถูกหน่อยก็มีครับ ราคา 2-3 พันบาท ใช้ได้เหมือนกัน

ใช้ฐานข้อมูลอะไรดี MySQL หรือ SQL Server
สำหรับการเลือกใช้ฐานข้อมูล ต้องคำนึงถึงต้นทุนด้วยเนื่องจากบางฐานข้อมูลจะต้องซื้อเช่น SQL Server ซึ่งมีราคาหลายหมื่นบาท และเครื่องที่ใช้แต่ละเครื่องจะต้องซื้อสิทธิ์การใช้ในระดับเครื่องละหลายพันบาท อย่างไรก็ดีหากหน่วยงานมีฐานข้อมูลนี้อยู่แล้ว อาจเลือกใช้ฐานข้อมูลนี้ก็ได้

ขณะที่ฐานข้อมูลอย่าง MySQL สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้เองฟรี ที่ผ่านมาห้องสมุดส่วนใหญ่จะใช้ฐานข้อมูล MySQL

มีงบประมาณจำกัด จะใช้บางระบบก่อน ระบบอื่นซื้อเพิ่มภายหลังได้หรือไม่
ได้ครับ ใช้ตามความจำเป็น

Digital Librarian มีระบบลงทะเบียนแบบ Marc หรือไม่
มี แต่ไม่แนะนำให้ใช้หากไม่จำเป็น เพราะการลงทะเบียนยากกว่า โดยเฉพาะหากต้องทำให้ถูกต้องตามมาตรฐาน ลองอ่านบทความเรื่อง เรื่องม๊าก(Marc) เรื่องมาก ที่หน้าแรกของเว็บไซต์ครับ

จะถ่ายรูปทำบัตรสมาชิกเป็น One Stop Service แบบที่ทำบัตรประชาชนจะได้หรือไม่
ได้ครับ ปัญหานี้ส่วนใหญ่เกิดกับสถานศึกษา ที่พิมพ์หรือจ้างพิมพ์บัตรแข็ง เนื่องจากกว่าจะได้ ต้องใช้เวลานาน ทำให้การยืมคืนไม่สะดวก การถ่ายรูปและทำบัตรสมาชิกได้เอง จึงมีประโยชน์อย่างยิ่ง ทำได้ด้วยต้นทุนเพียงไม่กี่ร้อยบาทครับ

Check Also

Smart Library on Internet คือคำตอบ

ผู้บริหารอยากให้ห้องสมุดให้บริการสืบค้นหนังสือผ่านทางอินเตอร์เน็ตได้แต่ให้งบมาน้อย ทำอย่างไรดีครับ อยากได้โปรแกรมห้องสมุดอัตโนมัติแบบที่ถูกๆ ดีๆ ที่แบบไม่ต้องดูแลอะไรมาก ขอทำแต่งานอย่างเดียว ติดขัดอะไรยกหูโทรแจ้ง หรือ line บอกปัญหา แล้วดูให้เลย แก้ให้ได้เลย มีไหมครับ Related

Leave a Reply

Your email address will not be published.

%d bloggers like this: